Būkite pasiruošę planui B
Nepriklausomai nuo to, kokį renginį planuojame, svarbu numatyti įvairias situacijas ir joms pasiruošti iš anksto. Renginių organizatorė K. Kaikarienė prisimena, kaip Kalėdinių renginių metu ne kartą teko pačiai apsirengti Snieguole, tad šventiniai kostiumai po ranka – ne išimtis, o taisyklė. Pasirodo, daugiausiai netikėtumų žiemos metu būna su Kalėdų seneliais. „Ne kartą jie vėlavo, neatvažiavo dėl blogų oro sąlygų. Tokiais atvejais koreguoti programą tenka staiga, todėl svarbu įvertinti visas rizikas“, – šypsosi K. Kaikarienė.
Suteikite dalyviams svarbiausią informaciją
Penkerius metus organizuojamo projekto „Kitokie pasikalbėjimai“ autorius Mantas Bertulis sako, kad renginio organizavimas neapsieina be iššūkių – juk reikia pasirūpinti ne tik įdomiu turiniu, charizmatiškais žmonėmis, bet ir žiūrovų pritraukimu. Tam didelę įtaką daro ir įvaizdžio kūrimas. „Pirmą įspūdį apie renginį žmogus susidaro išvydęs reklamą. Tad renginio makete ar kvietime turi būti aiškiai matoma svarbiausia informacija – koks tai renginys, kur ir kada vyks, kaip galima įsigyti bilietus greitai ir patogiai“, – patarė M. Bertulis.
Vieno didžiausių festivalių „Galapagai“ organizatorius Algirdas Barniškis-Blėka organizuojant viešą renginį rekomenduoja, visų pirma, pasirūpinti bilietų platinimo sistema. „Dažniausiai renginių kainodara skiriasi, bilietai brangsta, todėl svarbu užtikrinti, kad visa informacija apie besikeičiančias kainas pasiektų ir žmones. Be to, ypač gruodžio mėnesį žmonės nori leisti pinigus renginiams, todėl šį laikotarpį galima tinkamai išnaudoti organizuojant renginius, juos aktyviai reklamuojant“, – pabrėžė Algirdas.
Didelę patirtį turintis Algirdas sako, kad įtampa ir iššūkiai neišvengiami norint sukurti puikų festivalį ar suplanuoti renginį. „Čia kaip kare – baisiausia, jei neatvyksta atlikėjas, su kuriuo susitari, arba prasideda audra, kai renginys suplanuotas gamtoje. Taip pat būna techninių problemų, jų neįvertinus, gali žymiai padidėti išlaidos“, – vardijo A. Barniškis-Blėka.
Norite išvengti nesklandumų? 3 pagrindiniai dalykai, į kuriuos verta atsižvelgti
Kainodara: ją kaip vieną svarbiausių dalykų pabrėžė „Paysera LT“ vykdytos apklausos dalyviai. Įmonės produkto vadovo Imanto Petrošiaus teigimu, sklandų procesą užtikrinti padėtų aiškus veiksmų planas bei išlaidų numatymas. Todėl renginių organizatoriams rekomenduojama atkreipti dėmesį, ar dar net nepradėjus platinti bilietų, nėra taikomi išankstiniai mokėjimai arba dvigubi komisiniai mokesčiai už bilietų užsakymą bei pardavimą.
Bilietų platinimas dalyviams: I. Petrošius pataria atkreipti dėmesį, ar bilietų platinimo sistemoje nėra taikomi papildomi mokesčiai bilietus perkantiems žmonėms. Įsivaizduokite situaciją – žmogus susidomi renginio reklama, kurioje nurodyta dešimties eurų bilieto kaina, tačiau, pamačius galutinį užsakymą, ši kaina padidėja iki dvylikos eurų. Tai gali lemti, kad bilieto jis tiesiog nuspręs nebepirkti.
Dalyvių registravimo galimybės: dar prieš renginį reikia pasirūpinti bilietų skenavimo funkcijomis ir galimybėmis. „Yra bilietų platintojų, kurie šią paslaugą teikia patys. Kiti siūlo išmaniąsias programėles, kuriomis naudojantis, patys organizatoriai gali greitai patikrinti dalyvių registracijas. Renginių organizatoriai šiandien turi puikią galimybę taip pat valdyti renginius internetu – kurti nuolaidos kodus, stebėti pardavimų statistiką bei fiksuoti pirkėjų duomenų bazę, matyti renginio vietos planą“, – komentavo I. Petrošius.
Ir nepamirškite – organizuojant renginį svarbus ne tik dėmesys detalėms bei atidus planavimas, tačiau ir pozityvi nuotaika, padedanti įveikti sunkumus.
