Apie tai savo įžvalgomis dalijasi Vilius Degutis, įmonių grupei „Lewben“ priklausančios UAB „Nordgain“ procesų vadovas.
– Vidinių įmonės procesų valdymas – visuomet reikšminga verslo dalis. Ar yra pastebimų pokyčių pandemijos laikotarpiu?
– Kiekvienai įmonei vidinių procesų valdymas yra prioritetas, nes šie procesai susiję su visos organizacijos veiklos efektyvumu. Tačiau pandemijos laikotarpis išskirtinis, per jį dar labiau išryškėjo skaitmeninimo ir automatizavimo būtinybė. Verslas vis daugiau dėmesio skiria savo vidiniams apskaitos skyrių darbams, jų procesams persvarstyti, naujoms sistemoms diegti, migracijai į naujas programas, efektyvinimui ir automatizavimui.
Neretai įmonių vadovai procesų valdymą gana tiesmukai sieja su tam tikra sistema, kuri tarsi pati savaime turėtų išspręsti visus pasitaikančius kliuvinius. Tačiau kad techninė dalis prisidėtų prie bendros verslo sėkmės, būtini tam tikri nuoseklūs sprendimai. Pirma, įmonė turėtų įsivertinti, ar jai šiuo metu reikia visiškai naujos verslo valdymo sistemos. Kitu atveju galbūt pakanka apsvarstyti ir suefektyvinti esamas sistemas panaudojant lig šiol nepastebėtas technines galimybes ir užtikrinant efektyvesnę sistemų tarpusavio sąveiką. O jei esamų verslo valdymo sistemų priežiūra reikalauja daug laiko ar tapo per sudėtinga, šias funkcijas galima patikėti išorės koordinatoriams.
– Kokiose srityse veikiančioms įmonėms gali būti ypač aktualus verslo procesų automatizavimas?
– Procesų automatizavimas, efektyvus technologinių sprendimų įdarbinimas ypač aktualus finansų, apskaitos, žmogiškųjų išteklių valdymo ir personalo srityse. Patirtis rodo, kad, apgalvotai naudojant turimų sistemų funkcijas, galima palengvinti daugelį procesų, pavyzdžiui, personalo srityje galima automatizuoti atostogų, nuotolinio darbo, kitokio pobūdžio prašymų teikimą, darbo sutarčių sudarymą. Aktualu ir tai, kad finansinių ir buhalterinių paslaugų teikėjas gebėtų tuo pat metu teikti tokias modernias su procesų valdymu susijusias paslaugas kaip darbo laiko apskaita ir personalo skyriaus darbas su buhalterija integruotoje sistemoje, pirkimo ir pardavimo procesų perkėlimas į modernią sistemą, kitų dokumentų ir procesų administravimas.
– Kokiems iššūkiams įmonės turėtų būti pasiruošusios?
– Su dideliais iššūkiais susiduria įmonės, apsisprendusios visiškai pakeisti turimą verslo valdymo sistemą. Sunkumai prasideda jau pasirinkimo ir vertinimo procese – siūlomų verslo valdymo sistemų gausa didžiulė, o vidaus procesai labai kompleksiški, taigi lengva pasiklysti ir procesų modernizavimo projekto neperkelti į įgyvendinimo fazę.
Be to, keliant įmonės procesus į naują sistemą susiduriama su kompetencijos stygiumi – bendro išmanymo, kaip turėtų veikti naujoji sistema, dažniausiai neturi nei IT specialistas, vertinantis situaciją techniniu atžvilgiu, nei buhalteris, kuriam rūpi galutinės funkcijos, nei vadovas.
Tai gana didelis skaudulys įmonėms, o šių problemų sprendimą gali palengvinti konsultacijos tų, kurie jau turi įsidiegę panašias sistemas, atsirinkę verslo procesams būtinas funkcijas ir sugeba platesniame, ne vien IT ar buhalteriniame, kontekste matyti diegiamos sistemos privalumus ir trūkumus. Paprasčiau tariant, šiuo atveju padėtų konsultantas – savotiškas vertėjas tarp IT, buhalterijos ir vadovybės. Toks patarėjas padėtų įgyvendinti visą projektą, apibrėžti konkretaus verslo poreikius ir pritaikyti jiems procesus, įvardyti papildomas modernių sprendimų teikiamas galimybes.
– Ką rekomenduotumėte toms įmonėms, kurios neturi galimybių pakeisti įsidiegtas sistemas, bet privalo jas palaikyti?
– Jei tai su finansų ar apskaitos sritimi susijusios sistemos, joms palaikyti nepakanka vien IT išsilavinimo – būtinos ir kitos specifinės žinios. Beje, dažnai tam tikras sistemas įsidiegusios įmonės nepasinaudoja turimomis galimybėmis ir naudoja tik bazines funkcijas. Šiuo atveju taip pat padėtų išorinės konsultacijos, per kurias geriau perprantami buhalteriniai ir finansiniai įmonės procesai ir pasiūloma kūrybiškų sprendimų esamoje sistemoje.
Apibendrinant reikia pasakyti, kad į naujas sistemas besidairančios įmonės neturėtų šių pasirinkimų daryti aklai, pasikliaudamos
vien IT specialistų patarimais ar kitų įmonių atsiliepimais – kad sistema kiek įmanoma geriau atitiktų įmonės poreikius, būtų tinkamai panaudojama ir pritaikyta verslo procesams, svarbu pasitelkti toje srityje jau esamas kompetencijas. Tik įsigilinus į verslo ir veiklos specifiką, išsiaiškinus ir perpratus verslo padalinių bei išorinių šalių poreikius įmanoma rasti sisteminį sprendimą, galiausiai atsilyginsiantį verslui didesniu efektyvumu.
