Itin didelis brandos šuolis
„Pradžioje surinkome entuziastų grupę, kuri pasiryžo perprasti mums visai naujus vadybos principus ir po susipažinimo su naujais LEAN metodais vis tarpusavyje kalbėdavomės, kad LEAN tai kažkoks raketų mokslas. Tačiau žmonės dirbo, mokėsi tiek projekto organizuojamuose mokymuose, tiek savarankiškai su knygomis rankose rinko informaciją, kaip naudoti ir pritaikyti ministerijos veikloje LEAN įrankius bei metodus, o dabar jau dalis darbuotojų net neįsivaizduoja, kad galima dirbti kitaip“, – pasakoja Aušra Juodaitienė, SADM Administravimo departamento direktorė.
SADM LEAN pricipus, kartu su LR Vyriausybės kanceliarija pradėjo diegti 2019 metų pabaigoje. Tuomet, prisimena A.Juodaitienė, įvertinus ministerijos pažangą, LEAN brandos lygis siekė vos 0,3 balo iš 10 galimų – tai reiškia beveik nieko.
„2020 metais mūsų brandos lygis jau pasiekė 5,25 balo. Tai vienas didžiausių šuolių tarp institucijų, dalyvaujančių projekte. Tačiau svarbiausia net ne skaičiai, o tai, jog iš esmės pasikeitė mūsų požiūris į darbą: kaip turime dirbti, kaip nusimatyti tikslus, jų siekti ir stebėti pasiektus rezultatus. Net darbinė atmosfera jaučiasi visiškai kitokia“, – pastebi SADM Administravimo departamento vadovė.
Instrumentai, pakeitę darbo kultūrą
Vienas naudingesnių instrumentų – Kaizen principai, leidžiantys kiekvienam prisidėti prie procesų optimizavimo.
„Tai tiesiog tapo mūsų filosofija, negalime pakęsti bereikalingo resursų, kokie jie bebūtų, švaistymo ir siūlome, kaip optimizuoti procesus, jei matome, kad tai galima padaryti, ne tik atliekant tiesioginius darbus, bet ir platesniame kontekste. Paprasčiausias pavyzdys – važiuojame liftu ir matome, kad ministerijos vėliavos apsisukusios aplink vėliavų kotus. Ir nebegalime tiesiog praeiti bei toleruoti. Po kelių dienų vėliavos jau keliamos su svareliais. Taip ne tik ministerija reprezentatyviau atrodo, bet ir žmogus, kuris jas turėdavo prižiūrėti, gali daugiau laiko skirti kitoms funkcijoms atlikti, ne vėliavų priežiūrai“, – pasakoja A.Juodaitienė.
Taip pat pritaikius LEAN metodus pakito ir darbuotojų susirinkimai. Jei anksčiau jie trukdavo net iki 1,5 valandos ir nebūtinai būdavo pasiekti konkretūs rezultatai, dabar 15 žmonių komandai aptarti kas svarbiausia užtenka nuo 15 minučių iki pusvalandžio, o efektas daug geresnis – aiškiai įsivardinus tikslus juos pamatuojame, pamatome kur esame, ką reikia padaryti.
Tačiau didžiausią kokybinį šuolį padarė Hoshin Kanri strateginio planavimo sistemos X matricos pritaikymas kasdienėje veikloje. Hoshin Kanri metodas padeda organizacijoms suplanuoti ir kaskaduoti tikslus, išsigryninant, ką, kodėl ir kaip reikėtų daryti kiekviename organizacijos lygmenyje, kad prisidėtume prie vieningo tikslo.
„Iš pirmo žvilgsnio X matricos atrodo kaip kažkoks nepritaikomas meno kūrinys, tačiau perpratus jos esmę ir pradėjus taikyti atsiveria visai kitoks suvokimas, kur mes einame, kaip tai reikia matuoti, tikslai apsibrėžiami aiškiai suvokiant kokio rezultato siekiame, kas turi tapti geriau, o kai yra aiškus tikslas, daug lengviau jo siekti“, – pasakoja A.Juodaitienė.
Perpratus X matricos principus lengviau visiems. Jei anksčiau tikslų ir užduočių aprašymas užimdavo 6-7 lapus biurokratinio teksto, dabar visa veikla telpa į vieną A3 formato lapą ir labai aiškiai matoma, ką ir kada reikia daryti, kaip pamatuoti progresą, kodėl tai daroma.
Esame LEAN kelio pradžioje, bet tikimės, kad bėgant laikui LEAN metodai ir įrankiai padės sumažinti vertės nekuriančius žingsnius kasdieniniuose procesuose ir dar labiau įgalins visus darbuotojus prisidėti prie ministerijos bendrų strateginių tikslų.
O jeigu atsirastų organizacijų, kurios negali apsispręsti diegtis LEAN kultūrą pas save ar ne, galite drąsiai kreiptis į ministeriją, pasidalinsime savo gerąja patirtimi ir įžvalgomis.
Skatins nuolatinį tobulėjimą
Projektą „Procesų valdymo, veiklos rodiklių stebėsenos sistemos ir „Lieknos Vyriausybės“ (angl. LEAN Government) metodų įdiegimas valstybės institucijose“ Vyriausybės kanceliarija pradėjo įgyvendinti 2019 metų spalį.
Projektu kuriuo siekiama sukurti ir įdiegti veiklos valdymo sistemą, leidžiančią efektyviau organizuoti viešojo sektoriaus institucijų veiklą, nuolat gerinti jų atliekamų funkcijų kokybę ir efektyviau tenkinti visuomenės bei kitų suinteresuotų šalių poreikius.
Įgyvendinant projektą numatyta dalyvaujančiose institucijose įdiegti LEAN metodus, kurie leidžia skatinti nuolatinį tobulėjimą ir efektyvumą visuose organizacinės struktūros lygmenyse, sukurti procesų valdymo sistemą, kuri skatins veiklų ir procesų efektyvumo bei kokybės augimą ir skatinti rodiklių stebėseną, kuri leis operatyviai reaguoti į gaunamus signalus ir nuokrypius.
Projekto įgyvendinime dalyvauja Vyriausybės kanceliarija, Aplinkos ministerija, Energetikos ministerija, Socialinės apsaugos ir darbo ministerija, Sveikatos apsaugos ministerija, Žemės ūkio ministerija, Ekonomikos ir inovacijų ministerija, VšĮ Vyriausybės strateginės analizės centras, Vaistų kontrolės tarnyba bei Vyriausybės atstovų įstaiga.
Projektas „Procesų valdymo sistemos, veiklos rodiklių stebėsenos sistemos ir „Lieknos Vyriausybės“ (LEAN Government) metodų įdiegimas valstybės institucijose“ finansuojamas Europos socialinio fondo lėšomis.
