Aurelija Daubaraitė. Nuotolinio darbo įforminimas – 5 žingsniai, kurie padės išvengti nesusipratimų

Todėl įmonėms svarbu ne tik užtikrinti sklandų nuotolinio darbo organizavimą, bet ir tinkamai jį įforminti bei apibrėžti jo taisykles. Tai darant reiktų prisiminti keletą pagrindinių aspektų.

Dar iki pandemijos vis daugiau darbdavių suteikdavo galimybes savo darbuotojams dirbti nuotoliniu būdu. Darbuotojai nuotolinio darbo galimybę ir jos suteikiamą lankstumą dažnai vertina kaip privalumą.

Vis tik suteikiant galimybę dirbti nuotoliniu būdu – tiek iš būtinybės, tiek dėl patogumo – susitarimą dėl tokio darbo reikėtų įtvirtinti formaliai pasirašant atskirą susitarimą arba darbo sutarties pakeitimą.

Šį žingsnį svarbu atlikti ne tik todėl, kad to reikalauja Darbo kodeksas, bet ir todėl, kad tai gali padėti išvengti galimų nesusipratimų ir ginčų.

Susitarime dėl nuotolinio darbo arba, jei šalims yra priimtina, elektroniniame laiške tarp darbuotojo ir tiesioginio vadovo ar kito atsakingo asmens turi būti užfiksuota nuotolinio darbo vieta.

Tai svarbu užtikrinant darbų saugos reikalavimų atitikimą ir tinkamą mokestinių prievolių vykdymą. Pavyzdžiui, nenumačius konkrečios nuotolinio darbo vietos ir darbuotojui nusprendus dirbti iš kitos valstybės, darbdaviui gali kilti papildomų mokestinių prievolių.

Ne mažiau svarbu apibrėžti ir nuotolinio darbo taisykles, jas aprašant nuotolinio darbo susitarime arba vidinėse įmonėse tvarkose.

Įprastai darbdaviai labiau linkę nuotolinio darbo taisykles apibrėžti vidinėse įmonės tvarkose, nes joms pasikeistus, nereikėtų su kiekvienu iš nuotoliniu būdu dirbančių darbuotojų pasirašinėti naujų susitarimų arba papildomų sutarties priedų.

Rekomenduotina į nuotolinio darbo taisykles įtraukti tokius aspektus kaip darbo nuotoliniu būdu trukmė, jo pradžia ir pabaiga, darbo laiko apskaita, apmokėjimas ir kiti.

Taip pat, jeigu yra aktualu, pravartu nusimatyti terminą, per kurį nuotoliniu būdu dirbantis darbuotojas privalo atsakyti į klientų ar kolegų elektroninius laiškus ir skambučius, bei apibrėžti, kokiomis valandomis darbuotojas turi būti pasiekiamas.

Be to, taisyklėse reikėtų aiškiai nurodyti, kad darbas neturėtų būti atliekamas po įprastų darbo valandų ar naktį, jei to nereikalauja darbo pobūdis ar nėra atskiro darbdavio nurodymo.

Kaip žinia, už papildomas darbo valandas ir darbą naktį ar poilsio dienomis darbuotojams turi būti papildomai atlygintina, todėl siekiant išvengti galimų nesusipratimų ir darbuotojų reikalavimų dėl padidinto apmokėjimo už darbą, kurio darbdavys nenurodė atlikti, nuotolinio darbo laiką ir jo fiksavimą svarbu aiškiai reglamentuoti.

Nuotolinio darbo taisyklėse ar susitarime taip pat svarbu aptarti, kokios darbo priemonės suteikiamos ne iš biuro dirbantiems darbuotojams ir ar yra numatomos kokios nors kompensacijos darbuotojui dirbant nuotoliniu būdu.

Darbo kodekse numatyta, kad jei nuotoliniu būdu dirbantis darbuotojas patiria papildomų išlaidų, susijusių su jo darbu, darbo priemonių įsigijimu, įsirengimu ir naudojimu, darbdavys turėtų tokias išlaidas kompensuoti.

Vis tik nenurodoma, kokios tiksliai išlaidos ir kokia apimtimi turėtų būti atlygintos, todėl šie klausimai turėtų būti aptarti taisyklėse arba susitarime.

Svarbu nepamiršti, kad kai kurių darbuotojų prašymą dalį laiko dirbti nuotoliniu būdu darbdavys įprastai tenkinti privalo.

Darbo kodeksas numato, kad bent 20 proc. savo darbo laiko dirbti nuotoliniu būdu gali reikalauti besilaukiančios darbuotojos (taip pat neseniai pagimdžiusios ar krūtimi maitinančios darbuotojos), darbuotojai, auginantys vaiką iki 3 metų amžiaus, vieni auginantys vaiką iki 14 metų amžiaus, auginantys neįgalų vaiką iki 18 metų amžiaus bei darbuotojai, kurių prašymas dirbti nuotoliniu būdu yra pagrįstas sveikatos priežiūros įstaigos išvada.

Tokiu atveju atsisakyti suteikti galimybę dalį laiko dirbti nuotoliniu būdu darbdavys gali tik tuomet, jei dėl darbo specifikos organizuoti jį nuotoliniu būdu būtų sudėtinga ir pernelyg brangu.

Pavyzdžiui, turbūt būtų išties sunku įsivaizduoti nuotoliniu būdu atliekamą biuro priimamojo darbuotojo darbą.

Tam tikrais atvejais darbuotojai gali ne tik reikalauti dalį laiko dirbti nuotoliniu būdu, bet ir atsisakyti grįžti į biurą ar kitą įprastą darbo vietą.

Tokią teisę darbuotojas turi tuomet, jei biure nėra užtikrinamos saugios darbo sąlygos.

Vis tik, jei darbdavys įrodo, kad biure darbo sąlygos yra saugios, darbuotojas, darbdaviui pareikalavus, turėtų grįžti dirbti į įprastą savo darbo vietą.

Darbuotojui atsisakius tai padaryti, jam gali būti taikoma atsakomybė už darbo pareigų pažeidimą. Jei nustatoma, kad darbo sąlygos biure iš tiesų yra nesaugios, už laikotarpį, kai darbuotojas į darbo vietą neatvyko, jam turėtų būti mokamas vidutinis darbo užmokestis.

Galiausiai, dirbant nuotoliniu būdu ypač aktualus tampa elektroninių dokumentų pasirašymas.

Šiandieninės technologijos suteikia galimybes elektroninius dokumentus pasirašyti įvairiais būdais.

Vis tik skirtingų parašų teisinė galia skiriasi. Įprastam ranka padėtam parašui ant popierinio dokumento prilygsta tik specialiu sertifikatu patvirtintas elektroninis parašas.

Jis vadinamas kvalifikuotu parašu ir fizinių bei juridinių asmenų plačiai naudojamas. Toks parašas turi pilną teisinę galią, todėl jo naudojimo papildomai įforminti nebūtina.

Tačiau praktikoje dažnai naudojamos ir kiti elektroninių dokumentų pasirašymo būdai – pavyzdžiui, platformos „DocuSign“ ar „Bamboo HR“.

Taip pat neretai tam tikri susitarimai patvirtinami paprasčiausiai po tekstu pažymint varnelę ar paspaudžiant mygtuką interneto naršyklės lange.

Tokie pasirašymo būdai vadinami pažangiaisiais, tačiau norint, kad jų teisinė galia prilygtų kvalifikuoto parašo, visos parašą naudojančios pusės turi susitarti dėl jo naudojimo. Šis susitarimas turi būti pasirašytas ranka arba kvalifikuotu elektroniniu parašu.

Jei išankstinio susitarimo nėra, pažangusis parašas nebūtų laikomas automatiškai negaliojančiu, tačiau kilus ginčui vienai iš pusių gali būti lengviau tokiu parašu patvirtintą susitarimą nuneigti, todėl kitai teks įrodinėti jo teisėtumą.