Siunčiate darbuotoją į konferenciją? Kokios naudos tikėtis ir kaip jos pasiekti?

Tarptautinės profesionalų konferencijos siūlo begalines darbuotojų motyvacijos, naujų idėjų ir plėtros galimybes verslui, bei kompetencijos gilinimo ir pažinčių galimybes dalyviams. Tačiau tik mažiau nei pusė dalyvaujančių įmonių atstovų sugeba pasinaudoti atsiveriančiomis galimybėmis. Tad kaip pasiruošti konferencijai, kad ji būtų kupina ne vien įspūdžių, bet ir realios naudos?

Žvelgiant iš verslo perspektyvos, pagrindinė nauda, kurią konferencijų dalyviai „parveža“ įmonėms yra nauji kontaktai ir veiklos optimizavimo idėjos. Atsižvelgdamos į šiuos du parametrus, didžiosios įmonės renkasi ir sprendžia, į kurias konferencijas verta siųsti darbuotojus, o pasiteisinusiuose renginiuose dalyvauja daugybę metų iš eilės.

Konferencijose yra dalijamasi patirtimi ir gerąja praktika, pastaraisiais metais išmėgintomis bei pritaikytomis naujovėmis, užmezgamos naujos pažintys bei ryšiai. Didžiosiose pasaulio konferencijose susirenka svarbiausių ir tendencijas diktuojančių įmonių atstovai, galintys pasiūlyti daug įžvalgų apie esamas ir būsimas rinkos tendencijas.

Patyrę konferencijų organizatoriai dažnai net paties renginio formatą pasirenka remdamiesi tikslinės auditorijos poreikiais. Pavyzdžiui, tarptautinės aviacijos konferencijos ir parodos AIR Convention išskirtinumas yra skiriamas didelis dėmesys ryšiaveikai (angl. networking). Šiais metais renginys ypač tobulėja šiuo aspektu.

Suprantant, kad dauguma dalyvių atvyksta būtent siekdami užmegzti verslo santykius su potencialiais klientais, visi renginio pranešimai bus filmuojami ir transliuojami tiesiogiai. Dalyviai turės daugiau laisvės parinkti kada ir kiek laiko skirti ryšiaveikai, nepraleisdami svarbių konferencijos pranešimų.

Pradėti derėtų atsakant sau į klausimą koks yra pagrindinis įmonės tikslas. Pavyzdžiui, į konferenciją važiuojantis pardavėjas, siekiantis užmegzti kuo daugiau pažinčių ir verslo kontaktų, kur kas daugiau laiko praleis bendraudamas su kitais dalyviais, nei klausydamasis pristatymų. Ir atvirkščiai – projektų vadovas, siekiantis susipažinti su rinkos naujovėmis, daugiau dėmesio skirs pranešėjams (angl. speakers).

Vadovams, besirenkantiems į kokį renginį ir kuriuos darbuotojus siųsti, verta atsižvelgti ir į renginio specifiką, ir darbuotojų motyvaciją. Norint, kad darbuotojas „parvežtų“ kuo daugiau naujų idėjų bei pažinčių, ji(s) turi energingai naudotis visomis siūlomomis galimybėmis.

Tuo tarpu darbuotojams, besirengiantiems vykti į konferenciją, AIR Convention organizatoriai siūlo pirmiausiai gerai susiplanuoti savo dienotvarkę. Darbotvarkė turėtų būti suplanuota itin kruopščiai, minučių tikslumu, ir tai padaryti būtina iki renginio likus bent porai savaičių. Didžiosios konferencijos siūlo daugybę veiklų, dažnai vykstančių vienu metu. Todėl yra svarbu iš anksto nuspręsti kurių pranešėjų kalbų nepraleisti, į kuriuos papildomus užsiėmimus eiti, kiek laiko ir kada skirti susitikimams.

Didžioji dalis konferencijos dalyvių tiesiog neišnaudoja socialinių tinklų galios, tai pastebi ir AIR Convention organizatoriai. Verslo konferencijos paprastai aktyviai komunikuoja socialiniuose tinkluose bei siūlo specialias mobiliąsias programėles. Šios priemonės skirtos padėti dalyviams produktyviai planuoti savo laiką, užsitikrinti aktualius susitikimus, nepraleisti svarbios informacijos.

„Daugelis dalyvių tikisi tarp šimtų dalyvių sutikti ir jiems aktualius žmones: klientus, pranešimus, kt. Tačiau tokia tikimybė gerokai išauga prieš renginį susiekus su minimu žmogumi socialiniais tinklais arba per renginio organizatorių siūlomas mobiliąsias programėles“, – pastebi konferenciją organizuojančios įmonės generalinis direktorius Mindaugas Gumauskas.

Dalis vadovų į konferencijų siūlomas papildomus renginius (vakarėlius, priėmimus, ekskursijas po miestą) žvelgia skeptiškai, o papildomą tokių veiklų kainą traktuoja kaip nereikalingas išlaidas. Tai didelė klaida, mano konferencijos AIR Convention rengėjai. Jie teigia pastebėję, papildomuose renginiuose užmezgama didžiulė dalis profesinių ryšių, kurie vėliau konvertuojami į milijardų vertės sandorius.