Trečiasis projekto etapas
Startas jau duotas – įmonei, tam tikrame kvietime pateikusiai projektą ES investicijoms gauti, yra paskirtas finansavimas. Kaip toliau turi klostytis jos kelias, kad projektas būtų tinkamai bei skaidriai įgyvendintas?
„Svarbu laikytis projekte numatyto veiklos plano, jeigu kas nors keičiasi – pokyčius derinti su administruojančia institucija bei laikytis finansavimo aprašo sąlygose numatytų terminų“, – patikino viešosios įstaigos „Inovacijų agentūra“ Investicijų valdymo departamento direktorė Agnė Vaitkūnienė.
Veikla ir datos
Tuomet, kai patvirtinamas finansavimas, su įmone Inovacijų agentūra pasirašo sutartį, kartu yra paskiriamas projekto bei finansų vadovas, taigi įgyvendinamą projektą pradeda globoti ir du agentūros specialistai.
„Iš tiesų kelias link tinkamai įgyvendinamo projekto prasideda jau tada, kai jis yra planuojamas – kai Inovacijų agentūrai pateikiamas projekto įgyvendinimo planas (PĮP). Būtent jį rengdama įmonė numato veiklas ir joms įgyvendinti reikalingas išlaidas.
Yra teigiančių, kad projekto įgyvendinimo laikas prasideda nuo PĮP pateikimo Inovacijų agentūrai dienos. Yra ir manančių, kad laikmatis įjungiamas likus keliems mėnesiams iki PĮP pateikimo. Tačiau viskas yra tiksliai numatyta finansavimo sąlygų apraše“, – atkreipti į tai dėmesį paakino A.Vaitkūnienė, nes tik deramu laiku pradėjus veiklas projektas išlieka tinkamas finansuoti.
Kiekvienam paraiškų teikimo kvietimui būna parengiamas tik jam vienam skirtas finansavimo sąlygų aprašas.
Šiame apraše yra numatomas laikas, kada gali būti pradėtos įgyvendinti projekto veiklos ir per kiek laiko jos turi būti baigtos. Vienais atvejais tai būna pusantrų metų, kitais – dveji metai, ypač didelės apimties projektams – dar daugiau.
„Tai, kokių veiklų imsis, ką turės atlikti, kiek tai kainuos, kokie bus pasiekti rodikliai ir per kiek laiko tai bus padaryta, įmonės suplanuoja rengdamos PĮP. Kai kuriais atvejais veiklas jos būna pradėjusios dar prieš pateikiant PĮP. Jeigu tai neprasilenkia su apraše numatytomis sąlygomis, tuomet – viskas gerai.
Vis dėlto dažniausiai įmonės, mūsų klientės, projektus pradeda įgyvendinti sulaukusios žinios apie skirtą finansavimą ir jau pasirašiusios sutartį“, – kalbėjo A.Vaitkūnienė.
Pokyčių rinkoje įtaka
Tam, kad viskas vyktų sklandžiai, vertinant PĮP ir yra nustatoma, ar jame numatytos įmonės veiklos atitinka finansavimo sąlygų aprašą, ar išlaidos jame yra pagrįstos, ar jos atitinka nustatytus kriterijus ir tai priemonei būdingus reikalavimus.
Taigi galutinai įvertinus PĮP – paskutinę jo versiją, nes kartais planus įmonėms dar tenka pakoreguoti, – pasirašoma finansavimo sutartis, ir įmonė imasi projekte numatytų veiklų.
„Sutartis nėra nepajudinama. Situacija rinkoje nuolat kinta, keičiasi įmonių poreikiai, šalies ekonomikai tenka įveikti įvairius iššūkius. Todėl labai svarbu, kad projektą įgyvendinanti įmonė, matydama, kad atsirado jam įtaką darančių aplinkybių, su Inovacijų agentūros paskirtuoju projekto vadovu suderintų pokyčius.
Tokie pokyčiai yra galimi, bet vis tiek būtina paisyti finansavimo sąlygų aprašo. Jame yra nustatytos taisyklės, kurių reikia laikytis, užtat ir būtina su mūsų agentūra juos suderinti“, – aiškino Inovacijų agentūros atstovė.
Anot jos, pasitaiko situacijų, kai įmonės agentūrai pateikia jau įgyvendintų veiklų rezultatus, o juos vertinant paaiškėja, kad tie rezultatai prasilenkia su numatytais PĮP. Tuomet įmonėms tenka derinti pokyčius jau jiems įvykus, o tai, gali lemti riziką dėl netinkamų veiklų.
Ypač tokiais atvejais, kai įmonės imasi mokslinių tyrimų ir technologinės plėtros (MTEP) projektų, atsiranda neapibrėžtumo. Prireikus pasitelkiami į pagalbą ekspertai. Jie, vertindami rezultatus, palygina juos su numatytais PĮP. Ir, esant neatitikimams, įmonės netgi gali patirti finansinės žalos.
Būtina laikytis terminų
Pasak A.Vaitkūnienės, įmonės, teikdamos PĮP, gali numatyti ir trumpesnį nei numatyta finansavimo sąlygų apraše projekto įgyvendinimo laiką.
Jeigu jo prireikia daugiau, vėliau galima suderinti pakeitimus ir pratęsti projekto veiklų terminą tiek, kiek leidžia taisyklės. Tačiau vis tiek labai svarbu suspėti įgyvendinti projektą per numatytą laiką.
„Yra tam tikros rizikos, apie kurią primename savo klientams, kad jie neužsimirštų – kad judėtų į priekį: vykdytų pirkimus ir projekto veiklas, nes užvilkinus pradžią vėliau joms gali pristigti laiko. Imama skubėti, o kai skubama – pridaroma klaidų ir nepavyksta atlikti visko taip, kaip pridera“, – įspėjo pašnekovė.
Nedelsiant imtis projekte numatytų veiklų patariama ir dėl to, kad situacija rinkose keičiasi, ir suplanuotos projektui įgyvendinti reikalingos lėšos ilgainiui gali nebeatitikti reikalingų išlaidų, ir dėl kainų pokyčio atsiranda rizika pristigti pinigų.
Pavyzdžiui, neseniai būta situacijos su Kinija, kai atsirado detalių mikroschemoms trūkumas, metalo – taip pat, kartu pabrango žaliavos, įranga.
Kontrolė – rizikai įvertinti
„Pagrindinis ES lėšomis finansuojamą projektą įgyvendinančios įmonės partneris yra administruojant institucija.
Administruodama projektus Inovacijų agentūra įmones vertina kolegiškai, nes mus svarbu, kad projektai būtų sėkmingai įgyvendinti. Kontrolės ir priežiūros tikslas – laiku pastebėti kylančią riziką, informuoti apie tai įmonę – klientą ir kartu rasti sprendimą, kaip jos išvengti“, – aiškino A.Vaitkūnienė.
Įmonės, pradėdamos įgyvendinti projektą, Inovacijų agentūrai vertinti pateikia veiklos ataskaitą, pagal kurią planuoja pirkimus, mokėjimus. Agentūra jį peržiūrėjusi patvirtina, kad pasirinktas pirkimo būdas yra tinkamas, nustato pirkimų teikimo derinimui agentūrai tvarką.
Anot A.Vaitkūnienės, finansinis 2021–2027 metų ES struktūrinių fondų periodas startavo, bet nemažai daliai investicinių priemonių dar nėra nustatytų fiksuotų įkainių – jie dar rengiami.
„Kai nėra patvirtintų fiksuotų įkainių, įgyvendinant projektus yra vykdomi viešieji pirkimai. Svarbu, kad tai darydamos įmonės atsižvelgtų į nustatytus reikalavimus – darytų tai skaidriai, užtikrindamos, kad pasirinko geriausios kainos pasiūlymą“, – aiškino pašnekovė.
Tai padaryti būtina tam, kad būtų užtikrintas tinkamas lėšų naudojimas projekto tikslams pasiekti. Todėl jau iš anksto, kai įmonės Inovacijų agentūrai teikia veiklos ataskaitas su jose numatytu pirkimų planu, paaiškinama joms, kokius ir kada pirkimų dokumentų reikės pateikti derinimui.
„Ypač tokiais atvejais, kai pirkimai vykdomi konkurso būdu, klientams rekomenduojame pateikti dokumentus pagal nustatytą tvarką.
Tikslas – ne tik įvertinti tai, ar projektas vykdomas pagal nustatytą planą, bet ir prižiūrėti, kad pirkimas būtų vykdomas tinkamai.
Įmonės suderina su mūsų agentūra pirkimų konkurso sąlygas, vėliau pateikia tiekėjų atrankos rezultatus. Bet kartais pasitaiko situacijų, kai vietoj rezultatų yra pateikiamos pasirašytos pirkimo sutartys. Jeigu būna padaryta klaidų, jau nėra galimybių jų ištaisyti, ir įmonė gali patirti finansinės žalos
Štai tam ir yra paskirti projektų vadovai – įmonių partneriai. Jie siekia padėti, kad projektas vyktų sklandžiai ir jo rezultatų būtų galima pasiekti be skaudžių finansinių korekcijų“, – sakė A.Vaitkūnienė.
Svarbus kiekvienas dokumentas
Tinkamas projekto dokumentavimas, išlaidų pagrindimo dokumentai, su pirkimu susiję dokumentai, sudarytos pirkimo sutartys, sąskaitos – faktūros, priėmimo – perdavimo aktai, darbo užmokesčio tinkamos apskaitos formos.
Visa tai projektus įgyvendinančios įmonės turi krauti į dokumentų „papkes“ – elektroninių dokumentų kaupykles, kad, prireikus, juos galėtų pateikti auditoriams.
„Pavyzdžiui, praėjusio finansinio periodo patirtis liudija ir tai, kad įmonės atstovai, kurie užsienyje dalyvaudavo parodoje pagal eksoporto skatinimo priemones, grįžę turėdavo pateikti visus išlaidas pagrindžiančius dokumentus, net lėktuvo įlaipinimo korteles.
Kiekvieną veiksmą reikia dokumentuoti, dokumentus – išsaugoti, nes reikės pateikti deklaruojant patirtas išlaidas, atsiskaitant už įvykdytas veiklas, o jei į administruojančiosios institucijos atranką tam tikri dokumentai nepateko ir nebuvo paprašyta juos pateikti, jų gali prireikti ir vėliau, jeigu būtų atliekamas jūsų projekto Finansų ministerijos,Europos Komisijos ar kitas auditas“, – užsiminė A.Vaitkūnienė.
