– Tikriausiai reikėtų pripažinti, kad daugelis iš mūsų tiesiog nemokame planuoti laiko ir net jei valandų paroje padaugėtų, vis tiek nieko nespėtume.
– Nuo to tikrai niekas nepasikeistų, nes viskas priklauso nuo įpročių. Per 24 valandas kylančių problemų skaičius nesumažėtų, jei valandų per parą būtų, sakykime, 30 – problemų net padaugėtų. Valandų skaičius nieko neišsprendžia.
– Ar teisingai suprantu, kad norint išmokti efektyviai planuoti laiką reikia keisti įpročius?
– Taip. Todėl daug žmonių bando ir nuolat patiria nesėkmę. Daugelis vis dar tikisi, kad laiko planavimas priklauso nuo to, kokią aplikaciją į telefoną įsirašys. Jei viena nesuveikė, ieško kitos. Jei tai nepadeda, nusiperka darbo knygą. Pabando vieną, kitą – nieko gero. Ieško trečios, kuri išgelbės. Nei programėlės, nei kalendoriai neduoda rezultato, kol žmonės nepasiryžta padirbėti 3–6 mėnesius, kad pakeistų savo įpročius. Kai žmonės suformuoja naujus įpročius, jiems nėra skirtumo, kokią priemonę ima – popierių ar programėlę.
– Kokius įpročius dažniausiai tenka keisti? Kokie įpročiai labiausiai trukdo mums išnaudoti visą parą?
– Pirmasis – nenoras išskirti prioritetinių darbų. Didžioji dalis žmonių, besiskundžiančių laiko planavimo sunkumais, susiduria su problema, kad visi darbai jiems yra vienodai svarbūs. Jie tiki, kad kuo daugiau darbų padaro, tuo tampa efektyvesni. O iš tiesų esmė yra prioritetiniai darbai.
Pavyzdžiui, Pareto principas, kai 20 proc. atliekamų darbų kuria 80 proc. vertės. Ir atvirkščiai – 80 proc. darbų tik 20 proc. vertės. Jeigu žmogus sugeba per dieną išskirti tris, keturis ar penkis darbus ir juos padaryti, jis jau yra labai efektyvus.
– Kaip atsirinkti, kurie darbai yra svarbiausi?
– Reikia užduoti sau klausimą: jei šiandien galėčiau padaryti vieną vienintelį darbą, koks darbas tai būtų? Dar nemačiau žmogaus, kuris negalėtų į tai atsakyti. Atsakęs gali vėl sau užduoti šį klausimą, nežiūrėdamas, kas jau parašyta, ir taip sudaryti svarbiausių darbų sąrašą. Antras įprotis – darbo dieną pradėti nuo svarbiausių darbų atlikimo. Ne nuo elektroninio pašto tikrinimo ar kitos rutinos, kuri yra paprasta, nereikalaujanti energijos, bet neduodanti realios vertės.
– Kai susidarai sąrašą, vienoje pusėje būna darbai, kuriuos padaryti lengva, o kitoje – ne tokie smagūs darbai, prie kurių nesinori prisėsti. Tai nuo šitų ir reikėtų pradėti?
– Jeigu jie yra išskirti kaip svarbiausi, tada taip. Bėda ta, kad žmonės neįvertina vieno dalyko – daugelis žmonių būna taip pervargę, kad didesniems darbams atlikti neturi vidinių resursų. Todėl intuityviai renkasi lengvesnius darbus, o vakare pyksta ant savęs, kad svarbiausi ir vėl liko nepadaryti. Dėl pandemijos žmonės dirba neribotą laiką – darbo valandos ištirpo. Anksčiau žmogus žinodavo, kad į darbą atvažiuoja aštuntą valandą, išvažiuoja penktą vakare. Kai žmonės pamiršta apie poilsį, jie tampa nebeįgalus atlikti pačius svarbiausius darbus.
Dažną apima jausmas, kad visą dieną kažką darė, tačiau nėra jokio rezultato. Kaip to išvengti? Laikytis tų pačių prioritetų. Išskirti svarbiausius darbus ir juos atlikti. Tada dienos pabaigoje apima visai kitas jausmas. Jausmas, kad kažką daug veikėte, tačiau negavote rezultato, apima tada, kai užsisukate rutinoje ir nereikšminguose darbuose.
– Ar teisingai suprantu, kad pradėti reikia nuo svarbiausių darbų ir planuoti ne daugybę žingsnių, o tik vieną mažą žingsnelį?
– Taip. Susiplanuoti tik vieną dieną į priekį. Pamiršti apie ambicijas minučių tikslumu planuoti tris būsimas dienas. Tai šiais laikais daryti draudžiama, nes gyvenimas yra per daug dinamiškas. Vakare išskiriam kitos dienos prioritetinius darbus, ryte nuo jų pradedame. Po to galime imtis rutinos.
– Dažnai būna taip, kad susiplanuoji iš vakaro, atsikeli ryte ir kažkas išmuša iš vėžių. Tada visas planas nueina šuniui ant uodegos. Kaip išvengti nenumatytų įvykių, kurie visą dieną pakreipia ne ta linkme?
– Tokių dienų išvengti neįmanoma. Reikia žinoti svarbiausius darbus. Juos galėsime atlikti, kai grįšime į vėžias. Bet būna žmonių, kurie skundžiasi nuolat gyvenantys chaotiškai. Tada reikia ieškoti gilesnių problemų. Žmonės galvoja, kad chaosas ir nepadaryti darbai yra susiję tik su laiko planavimu. Taip manyti yra klaida. Iš tikrųjų, jie yra susiję su daug gilesniais dalykais: su baimėmis, nepasitikėjimu savimi, su noru įrodyti kitiems, kad galime daugiau nei iš tiesų galime, su noru įtikti, patikti, prisitaikyti. Po pusvalandžio pokalbio su žmonėmis, kurie skundžiasi nesugebantys planuoti laiko, paaiškėja, kad 50 proc. iš jų turi spręsti gilesnius klausimus ir iki kalendoriaus pildymo jiems dar labai toli.
– Pakalbėkime apie didžiausius mūsų laiko ėdikus – socialinius tinklus. Norėdami pasidaryti pertraukėlę nuo darbų lendam į kažkurį socialinį tinklą.
– Tame yra dalis tiesos. Bet tik dalis. Jeigu žmonės leidžia sau per dieną dvi ar tris valandas praleisti socialiniuose tinkluose, tikėtina, kad netekę tokios galimybės tas valandas iššvaistytų kažkur kitur: žiūrėdami televizorių ar skaitydami informacinius šaltinius, kurių jiems nereikia. Kai žmonės bando spręsti šią problemą išsitrindami socialinių tinklų programėles, jie vieną problemą pakeičia kita.
– Dalis žmonių sako, kad negali susikaupti vienam konkrečiam darbui, nes turi nuolatos būti pasiekiami telefonu ar kita ryšio priemone. Ką daryti tokiais atvejais?
– Tai priklauso nuo to, ką žmogus dirba. Jei jis dirba skambučių centre, tai nieko nepatarsi. Žmonės dažnai sako ne negaliu, o nenoriu. Iš tiesų jie gali. Gali valandai ar dviem atsiriboti, atlikti svarbiausius darbus ir tik tada eiti į žmones. Tai reiškia, išeiti į kitą kambarį, užsidaryti ir dirbti. Žmonės mano biure taip daro. Jei yra svarbesnių darbų, jie užsidaro kitame kabinete ir mes žinome, kad to žmogaus dabar negalima trukdyti. Tam labiausiai trukdo baimė pasakyti ne, kai kažkas prašo paslaugos. Jei norėsite būti visiems geri, dienos pabaigoje vėl pyksite ant savęs dėl nepadarytų darbų.
– Yra sakoma, kad jei važiuodamas autostrada nusprendei trumpam užsukti į degalinę, tai jau praradai pusę valandos. Tikriausiai bet koks atsitraukimas nuo tiesioginio darbo irgi užsitęsia?
– Yra atlikti neurofiziologiniai tyrimai, kiek žmogui reikia laiko, kad jis įsigilintų į sudėtingesnį darbą. Vieni sako 17 min., kiti – 22 ar 25 min. Jei atsitraukiame nuo darbo, vėl įsivažiuoti reikia dvidešimties minučių. Todėl blaškydamiesi pavargstame ir nesugebame visko atlikti.
– Internete į paiešką įvedus „laiko planavimas“, galima rasti daugybę būdų laikui planuoti. Papasakokite, kaip veikia šios technikos ir kurios iš jų yra efektyviausios?
– Bėda yra ta, kad kai kurios iš jų buvo sukurtos praėjusio amžiaus viduryje, pavyzdžiui, „Eizenhauerio matrica“. „Getting things done“ sistema buvo sukurta maždaug 1985 metais. Jos buvo sukurtos tada, kai pasaulis buvo kur kas lėtesnis. Bandyti taikyti šias technikas būtų tas pat, kaip nusipirkti tais metais gamintą automobilį ir mėginti su juo patogiai ir greitai važinėti. To nebus. Reikia imti tai, kas yra paprasčiausia ir lengviausiai pritaikoma. Dažnu atveju nereikia jokios ypatingos sistemos. Reikia suformuoti kelis pagrindinius įpročius ir juos įgyvendinti naudojantis žmogui patogiausiu įrankiu. Visų pirma, reikia išmokti planuoti. Nesvarbu, ant popieriaus lapo ar programėlėje.
– Ką turite omeny? Suplanuoti dieną minučių tikslumu?
– Tikrai ne. Susidaryti darbų sąrašą, ką reikia atlikti rytoj. Žmonės man kartais sako, kad laiko planavimas neveikia. Kai paklausiu jų, kaip dažnai planuoja savo laiką, gaunu atsakymą, kad kartą ar du per savaitę. Taip nieko nebus. Žmogus turi įprasti planuoti 5 – 6 kartus per savaitę.
Antra, reikia išmokti išskirti svarbiausius darbus. Trečia, pradėti darbo dieną nuo svarbiausių darbų. Ketvirtas įprotis – neužpildyti visos darbo dienos. Žmonės, apimti optimizmo, kartais galvoja, kad ką susiplanuos, tą ir padarys. Užsipildo dieną sekundžių tikslumu ir mano, kad viską suspės. Bet taip niekada neįvyksta. Iš to jie gauna daug nebaigtų darbų, nusivylimą, stresą ir pyktį, kad daug susiplanavo ir nieko nepadarė.
Žmogus biure turi tik 4 valandas kontroliuojamo darbo laiko, kai tikrai gali koncentruotis. Visa kita – skambantis telefonas, kolegų klausimai ir vizitai. Kai planuojate, turėkite omenyje, kad tai būtų darbai dviem–keturioms valandoms. Penktas įprotis – dienos pabaigoje peržiūrėti suplanuotą sąrašą ir įsivertinti, kaip sekėsi. Ar padarėte svarbiausius darbus. Jei ne, kodėl? Ar neprisiplanavote per daug? Jei šiuos dalykus žmogus padarys, jis bus tikrai pažengęs.
– Kiek laiko užtrunka suformuoti tokius įpročius?
– Nuo trijų iki šešių mėnesių.
– Kokias dar dažniausiai daromas klaidas paminėtumėte? Kur dar žmonės klumpa?
– Žmonės klumpa ties poilsiu, nes pervargsta ir nebegali daugiau dirbti. Klumpa ties per dideliu darbų kiekiu. Klumpa, bijodami pasakyti „ne“. Žmonės daro didelę klaidą, ieškodami išsigelbėjimo visokiose programėlėse. Klumpa, prisiimdami per daug įsipareigojimų. Jie nesupranta, kad kiekvienas pasakytas „taip“ kainuoja laiką. Reikia kuo dažniau sakyti „ne“. Žmonės bijo, kad tai yra vienintelė proga ir jei atsisakys, ji daugiau nebepasikartos.
– Ką galite pasakyti apie žmones, kurie multitaskina – vienu metu atlieka daug darbų? Ar jie sugeba daug nuveikti?
– Apie tokius žmones galiu pasakyti vieną žodį – mazochistai. Mūsų smegenys yra nepritaikytos multitaskingui. Ir vyrų, ir moterų smegenys yra pritaikytos vienu metu atlikti vieną užduotį. Jei vienu metu darysite kelis darbus, kokybiškai jų neatliksite ir smegenys pervargs. Reikia treniruotis ir sąmoningai save kontroliuoti, kad nepradėtume šokinėti nuo vieno darbo prie kito.
