Anot pašnekovo, viena didžiausių kliūčių, trukdančių vadovams optimizuoti įmonių vadybą, tai vadovų įsitikinimas, kad procesus jų įmonėje gali pagerinti tik talentingi vadovai, o ne konkretūs ir pakankamai universalūs sprendimai. Tokių sprendimų netgi nereikia kurti, nes jie yra sukurti – tai ir yra LEAN metodika. Apie šias metodikas reikia sužinoti, pasirinkti sau tinkamas ir adaptuoti savo organizacijai.
Vadybos mitai – kliūtis organizacijų pažangai
„Bendrovių, ypač ne gamybinių, vadovai išties dažnai pabrėžia, kad jų įmonės yra specifinės, todėl vadybos gerinimo sistemų jie, esą, negali taikyti, – sako H.Petružis. – Pavyzdžiui, ES paramą skirstančios organizacijos gali sakyti, kad kiekvieną mėnesį juos audituoja įvairios kontroliuojančios institucijos ir todėl darbo procesų efektyvinimas gali privesti prie galiojančių tvarkų, taisyklių ar teisinių aktų pažeidimų“.
Panašiai argumentuoja mokslo ir tyrimų organizacijos.
„Jose išgirsite, kad mokslininko darbas tai kūryba – kažkas panašaus į šventos dvasios veikimą – ir vien klausimas apie veiklos efektyvumą gali suerzinti mokslinį personalą, – teigia pašnekovas. – Medikai paklaus, ar jūs turite medicininį išsilavinimą ir, jei nesate baigęs medicinos mokslų, paaiškins, kad kišatės ne į savo sritį. Dar kiti argumentuos savo produktų gausumu, unikalumu ar dar kokiu nors specifiškumu“.
Visgi, anot H.Petružio, tokie įsitikinimai yra klaidingi ir trukdantys pasiekti geresnių rezultatų.
Esmė ta, kad LEAN sistema yra skirta universalių darbo procesų pusių optimizavimui. Kalbant paprastai, LEAN yra tiesiog aukštesnio lygio valdymo praktika, lyginant su ta, kuri taikoma daugelyje organizacijų.
LEAN sistema susideda iš dviejų esminių dalių: „kietosios“ – pačių darbo procesų optimizavimo ir valdymo metodų rinkinio bei „minkštosios“ – nusakančios komunikacijos, darbuotojų įtraukimo ir vadovų darbo stilių.
Mažina nereikalingas veiklas
Kertinis LEAN sistemos principas sako, kad organizacijų (ir jų darbo procesų) paskirtis yra kurti tam tikrą vertę savo vartotojams bei siekti šią vertę sukurti kuo mažesnėmis sąnaudomis.
Taigi, kertiniai LEAN sistemos principai yra paprasti ir labai nuoseklūs.
Visų pirma, reikia apibrėžti proceso sukuriamą vertę žvelgiant iš vartotojo pozicijų.
Tuomet nustatyti kokie konkretūs žingsniai procese kuria, o kurie nekuria vertės vartotojui (japoniškai „muda“). Po šio žingsnio teks pašalinti arba minimizuoti vertės nekuriančius žingsnius ir veiklas procese. Galiausiai, pasiekiama, kad procesas veiktų prisiderindamas prie kintančių vartotojo poreikių (vartotojas tarytum „ištraukia“ reikiamas paslaugas ar produktus iš proceso).
Atlikus aukščiau nurodytus 4 žingsnius, šis ciklas pakartojamas iš naujo, kol pasiekiamas tobulas proceso veikimas be jokių švaistymų.
Naikina padalinius „karalystes“
„Nors kurti vertę vartotojui mažiausiomis sąnaudomis yra be galo logiška, tačiau rasime daugybę organizacijų, kurių vadovai ir darbuotojai taip nemano ir, tuo labiau, taip nesielgia realiame gyvenime“, – praktika dalinasi H.Petružis.
Jis mato kelias šio reiškinio priežastis. „Pavyzdžiui, verslo savininkas ar vadovas gali būti įsitikinęs, kad jo įmonė egzistuoja tik jo asmeninei naudai maksimizuoti. Arba štai, labai profesionalus darbuotojas „suserga žvaigždžių liga“ ir tampa kliūtimi organizacijai tenkinant kliento poreikius, – aiškina ekspertas. – Būna ir taip, kad padalinio vadovas gali prioritetu laikyti savo padalinio tikslų įgyvendinimą, o ne vartotojo naudą“.
Anot pašnekovo, toks mąstymas nėra reta pasitaikanti išimtis: su juo tenka susidurti daugybėje organizacijų, o kai kuriose tai yra labai matoma organizacinės kultūros dalis. Juk kartais girdėti apie „padalinių-karalysčių sindromą“, vadovus ar specialistus, nešiojančius „karūną“ ir pan.
„Paprastos tiesos apie organizacijos paskirtį kurti vertę jos vartotojams suvokimas yra būtina sąlyga, kad LEAN sistema galėtų pradėti veikti, – kalba H. Petružis. – O organizacijos, kurios mano, kad LEAN joms netinka, turėtų sąžiningai savęs paklausti: „Ar iš tiesų mes suprantame, kad esame tam, jog tenkintume mūsų vartotojų poreikius“?
