Visgi, jei jums verslo tikslais tenka keliauti vis daugiau, verslo kelionėms skiriamas biudžetas nebūtinai turi augti. Leiskite pasidalinti dešimčia paprastų patarimų, kurie gali padėti efektyviau valdyti kaštus, taupyti ne tik pinigus, bet ir laiką, galiausiai – išvengti streso bei sukurti papildomą motyvaciją keliauti.
1. Parenkite verslo kelionių politiką – taisyklių rinkinį, numatantį kriterijus skrydžių ir viešbučių parinkimui, atsiskaitymo už kelionių metu patirtas išlaidas tvarką bei kitus svarbiausius verslo kelionių organizavimo aspektus. Nors, ekspertų vertinimu, kokybiška kelionių politika gali padėti sutaupyti apie penktadalį verslo kelionių biudžeto, ją turinčių įmonių skaičius Lietuvoje nesiekia 20 procentų.
2. Dalyvaukite oro bendrovių ir viešbučių lojalumo programose. Naudojant jų suteikiamus taškus ir nuolaidas galima sutaupyti apie 10 proc. verslo kelionių išlaidų.
3. Apsvarstykite galimybę visus verslo kelionių užsakymus patikėti vienam kelionių organizatoriui – tokiu būdu yra konsoliduojama derybinė galia, leidžianti pasiekti reikšmingų, iki 30 proc. siekiančių, nuolaidų skrydžių, viešbučių ir kitų paslaugų kainoms. Prisiminkite, kad laikas, sugaištas bendravimui su partneriais ir administruojant keliones, irgi turėtų būti vertinamas kaip verslo kelionių išlaidos.
4. Nepamirškite draudimo – patariama naudotis ne tik medicininių išlaidų ir apsaugos nuo nelaimingų atsitikimų draudimu, bet ir apsauga nuo skrydžių, bagažo vėlavimo ar netekimo, galiausiai – civilinės atsakomybės ir finansinių nuostolių draudimu. Nenumatyti įvykiai – tiesiausias kelias sugriauti biudžeto planus.
5. Mokėti už paslaugas kortele verslo kelionės metu patogu ne tik todėl, kad tai padeda sekti išlaidas bei lengvai atsiskaityti finansų skyriui, bet ir dėl to, jog tai apsaugo nuo nesąžiningumo: negavę užsakytų paslaugų galėsite susigrąžinti pinigus.
6. Šiais laikais vis populiariau įsigyti kelionių paslaugas internetu. Tokiu atveju rekomenduoju įsitikinti, ar jas teikia oficialus kelionių organizatorius – tik taip galėsite būti tikri, kad turite patikimą pagalbininką, kuris, atsitikus nenumatytai situacijai, pasirūpins skrydžių keitimais, viešbučių rezervacijų atšaukimu ir naujų paslaugų užsakymu. Tai padės išvengti streso ir taupyti kaštus.
7. Pasaulinė statistika rodo, kad apie 2/3 verslo keliautojų komandiruotę prasitęsia atostogų sąskaita. Tokiu būdu taupomas laikas ir kelionės kaštai. Dažnu atveju, viešbučiai ir skrydžiai kainuoja pigiau būnant svečioje šalyje ilgesnį laiką. Ši – „bleisure“ („business + leisure“) vadinama – tendencija itin populiarėja, nes leidžia padidinti darbuotojų motyvaciją įmonėms nepatiriant papildomų kaštų. Ypač dažnai verslo kelionės ir atostogos derinamos vasarą, kartu vykstant ir šeimos nariams.
8. Tiek įprastos verslo kelionės, tiek ir „bleisure“ atveju, svarbu iš anksto tinkamai suplanuoti darbotvarkę, pasirūpinti detalėmis (pervežimai iš oro uosto, bilietai į renginius ir panašiai). Verslo kelionės sėkmei svarbūs ir niuansai – tinkama verslo dovana ar gerai parinktas restoranas dalykinei vakarienei.
9. „Online“ kelionių paslaugų rezervacijos ir valdymo įrankiai padeda taupyti laiką – galite tvarkyti esminę informaciją laukdami lėktuvo ar susitikimo, jų duomenis patogu sinchronizuoti su e-kalendoriais ir kitomis populiariausiomis programėlėmis. Be to, šie įrankiai suteikia galimybę analizuoti verslo kelionių kaštus ir padeda tvarkyti bei optimizuoti jų biudžetą.
10. Ir verslo kelionės metu galite būti socialiai atsakingi bei rūpintis aplinka. Vis dažniau nebereikia atspausdinto bilieto ar viešbučio rezervacijos patvirtinimo – užtenka asmens dokumento ar mobilaus telefono ekrano. Be to, vis populiariau valgyti vietinius produktus virtuvėse naudojančiuose restoranuose, keliauti visuomeniniu transportu. Derinant verslo keliones ir atostogas ne tik sugaištama mažiau laiko transporto priemonėse, bet ir mažiau teršiama aplinka.
