Aiškesnis projektų valdymas
„Projektų valdymo sistemą pasitikome su nerimu. Esame specifinės srities, kurioje yra daug skirtingų subtilių ir smulkių detalių, atstovai, dažnai linkę žodžiu aptarti įvairius įgyvendinamų projektų aspektus, diskutuoti, tad buvo manančių, kad projektų valdymo sistema tik užkraus didesnę administracinę naštą. Projektų valdymo principus naudojome įgyvendindami du didžiulius projektus: dalies švietimo įstaigų tinklo pertvarka ir didžiosios dalies švietimo įstaigų finansavimo klausimų sprendimas. Gauti įrankiai įpareigojo nuolat skirti laiko ir dėmesio, laikytis tam tikros disciplinos“, – sako Ričardas Ališauskas, ŠMSM Strateginių programų skyriaus vedėjas.
Pasak jo, įdiegta projektų valdymo sistema leido organizuoti darbą taip, kad būtų aiškiau paskirstytos atsakomybės, projekto įgyvendinimo laiko ašis, finansavimas.
Lyginant su anksčiau naudota projektų įgyvendinimo metodika, išryškėjo tobulesnė rizikų valdymo ir prevencijos sistema, leidžianti greičiau reaguoti, numatyti ir iš anksto išvengti dalies problemų.
Pasak R.Ališausko, dar viena reikšminga projektų valdymo sistemos funkcija yra ta, kad projektą koordinuojantys atstovai Vyriausybėje gali bet kada pamatyti ir įvertinti vykdomo projekto progresą bei situaciją.
Įgyvendinti du projektai
Naudojantis projektų valdymo sistemos įrankiai ŠMSM įvykdyti du projektai: Valstybinių universitetų ir profesinių mokyklų tinklo optimizavimas ir Švietimo ir mokslo įstaigų, išskyrus valstybinius universitetus, finansavimo pertvarka.
Atsižvelgiant į jų sudėtingumą, projektai įvykdyti per rekordinį laiką – pirmasis projektas pradėtas įgyvendinti 2017 m. lapkritį ir baigtas 2020 m. gruodį, o finansavimo pertvarka vykdyta nuo 2017 m. spalio iki 2020 m. gruodžio.
Projektinio valdymo sistemos diegimas įgyvendinant projektą „Viešosios politikos pokyčių sistemos sukūrimas ministerijose“ ŠMSM pradėtas 2019 m. liepą, pasirašius sutartį su LR Vyriausybės kanceliarija.
Įgyvendinant projektą apie 30 ŠMSM darbuotojų baigė įvairaus lygio projektų valdymo kursus, buvo pasitvirtintas Projektų portfelis, patvirtintos projektų komandos, parengti detalūs projektų įgyvendinimo veiksmų planai.
„Turime projektų valdymo patirties, pasirengusių darbuotojų, tad sulaukus naujosios Vyriausybės patvirtintos programos įgyvendinimo plano, pasitvirtinsim atnaujintą projektų portfelį ir galėsime kibti į darbus naudodami šiuos instrumentus“, – sako R.Ališauskas.
Visose ministerijose – viena sistema
Švietimo, mokslo ir sporto ministerija – viena iš keturiolikos šalies ministerijų, kuriose diegiamas projektinis valdymas.
Bandomasis projektinio valdymo diegimo projektas buvo įgyvendintas LR Vyriausybės kanceliarijoje, o nuo 2018 metų pabaigos projektų valdymo sistemos pradėtos diegti ministerijose, kad visos institucijos galėtų lengviau bendradarbiauti įgyvendindamos bendrus projektus ir dirbtų pagal tuos pačius reikalavimus. Nustatytos bendros projektų valdymo taisyklės, organizuojami darbuotojų mokymai projektų valdymo kompetencijoms ugdyti.
Projekto „Viešosios politikos pokyčių sistemos sukūrimas ministerijose“ metu bus įdiegta projektų apimties, biudžetų, terminų, išteklių bei rizikų valdymo metodika, kuri sustiprins ministerijų veiklų koordinavimą, produktyvumo augimą, projektų valdymo procesų tobulinimą, priemonių, skirtų efektyviam valstybės išteklių valdymui, diegimą bei tobulinimą.
Projektą visose 14 ministerijų planuojama užbaigti 2021 metais, o vėliau projektinio valdymo plėtra persikels į kitas pavaldžias institucijas.
Projektas „Viešosios politikos pokyčių sistemos sukūrimas ministerijose“ finansuojamas Europos socialinio fondo lėšomis.
