Kaip išvengti pirkimų klaidų?

Nacionalinės mokėjimo agentūros prie Žemės ūkio ministerijos (NMA) specialistai primena, kaip išvengti dažniausiai pasitaikančių klaidų.

Specialistai atkreipia dėmesį, kad atlikto pirkimo dokumentus NMA reikia pateikti vertinti ne vėliau kaip iki mokėjimo prašymo pateikimo dienos. Rekomenduojama visus reikalingus dokumentus pateikti nedelsiant, vos baigus pirkimų procedūras bei pasirašius pirkimo sutartį, o projekto įgyvendinimą pradėti tik gavus NMA išvadą, kad pirkimas atliktas tinkamai.

„Jeigu paramos gavėjas dokumentus pateikia pakankamai anksti, net ir sulaukęs išvadų dėl netinkamai įvykdytų pirkimo procedūrų, jis turi užtektinai laiko iki mokėjimo prašymo teikimo termino iš naujo įvykdyti pirkimą. Jei naujai įvykdyto pirkimo dokumentuose jokių neatitikimų nerandama, laikoma, kad pažeidimo nėra“, – pasakojo NMA Viešųjų pirkimų skyriaus vyriausioji specialistė Ieva Ščerbauskaitė.

Pateikti pirkimo dokumentai įvertinami per 15 darbo dienų, išskyrus atvejus, kai reikia papildomos informacijos. Tuomet šis terminas stabdomas, kol bus gauti prašomi dokumentai ar paaiškinimai.

Vykdant pirkimo sutartį ir iškilus poreikiui keisti joje numatytas sąlygas (pavyzdžiui, kai norima atsisakyti tam tikrų darbų ar pakeisti darbų atlikimo terminus), privaloma laikytis nustatytos sutarties keitimo derinimo tvarkos.

Netinkamas sutarties sąlygų keitimas po jos pasirašymo išlieka vienu dažniausiai pasitaikančių pirkimų tvarkos pažeidimų.

„Kartais projektų vykdytojai ne iki galo supranta, kaip svarbu bet kokį pirkimo sutarties pakeitimą derinti su NMA teritoriniu skyriumi. Paramos gavėjui, jei jis nėra perkančioji organizacija, keičiant pirkimo sutartį, praktiškai visada reikalingas NMA pritarimas“, – pažymėjo Ieva Ščerbauskaitė.

Pasak jos, išimtys taikomos tik tada, kai sutarties vertė neviršija 100 tūkst. Lt arba kai keičiamo pirkimo objekto dalies vertė neviršija 5 proc. visos pirkimo sutarties vertės, o pakeitimu pataisomos tik techninio pobūdžio klaidos.

„Dar viena klaida – įsitikinimas, jog gavus sutikimą iš projektą administruojančių NMA darbuotojų dėl paramos sutarties su NMA pratęsimo, daugiau jokių veiksmų atlikti nebereikia.

Reikėtų atkreipti dėmesį, kad NMA sutikimas dėl paramos sutarties keitimo ir NMA sutikimas keisti pirkimo sutartį nėra tas pats. NMA teritoriniam paramos administravimo skyriui būtinai turi būti teikiamas atskiras prašymas, kuriame išsamiai išdėstomi planuojami pakeitimai bei pagrindžiamas jų būtinumas“, – pabrėžė Ieva Ščerbauskaitė.

Taip pat neretai pasitaiko, kad paramos gavėjas pirmiausiai dėl būsimų pakeitimų susitaria su rangovu, o jau tada kreipiasi į NMA. Tačiau bet kokius susitarimus su rangovu reikėtų atidėti iki tos dienos, kai gaunamas NMA leidimas.

Pirkimo sutarties keitimai nėra galimi, jeigu sutarties nuostatų, tokių kaip termino, atsiskaitymo tvarkos ar kiekio, keitimo galimybė nebuvo numatyta pirkimo sutartyje.

Todėl pirmiausiai investicinių priemonių paramos gavėjams reikėtų nusimatyti lankstesnes pirkimo sąlygas, leidžiančias keisti sutarties nuostatas, atsiradus nenumatytoms aplinkybėms.

„Pirkimo dokumentuose, tokiuose kaip kvietimo tekstas, sutarties projektas ir pirkimo sutartis, svarbu nurodyti konkrečius terminus ir numatyti konkrečias aplinkybes, kurioms esant sutartis gali būti keičiama. Vėliau, atsiradus numatytoms aplinkybėms, paramos gavėjui kur kas lengviau gauti NMA leidimą pakeisti pirkimo sutartį“, – akcentavo Ieva Ščerbauskaitė.

Ji atkreipė dėmesį, kad svarbu nepamiršti ir bendrojo reikalavimo: pirkimo sutartis po konkurso ar apklausos gali būti keičiama tik paaiškėjus, jog jai tinkamai įvykdyti būtina daryti pirkimo sutarties pakeitimus, kurie iš esmės nekeis pirkimo objekto, jo tiesioginės paskirties, atitikties Europos Sąjungos standartams.

NMA specialistė pastebėjo, kad net tais atvejais, kai termino pratęsimo galimybė nėra numatyta, prašymas pakeisti pirkimo sutartį kartais patenkinamas.

„Projekto vykdytojas turi pateikti dokumentus, įrodančius, kad termino pratęsimo būtinybė nepriklausė nuo rangovo ir su tomis pačiomis problemoms būtų susidūręs bet kuris konkurse dalyvavęs tiekėjas. Kaip pavyzdį galima pateikti situaciją, kai išaiškėja techninio projekto parengimo klaidos, dėl kurių būtina atlikti papildomus darbus, reikalaujančius laiko sąnaudų.

Kitas pavyzdys – darbų neįvykdymas laiku dėl ypatingai nepalankių klimato sąlygų, neatitinkančių vidutinių klimato normų. Visgi esant tokioms aplinkybėms reikėtų įrodyti, kad rangovas neturėjo pakankamai laiko įvykdyti darbus prieš prasidedant lietingajam/žiemos sezonui – rangovo vėlavimas pats savaime nėra pakankamai svarus pagrindas keisti sutartį“, – akcentavo Ieva Ščerbauskaitė.

Viešųjų pirkimų specialistė atkreipė dėmesį, kad galimų išlygų yra ir daugiau – svarstant prašymus pakeisti sutartį visi atvejai vertinami individualiai, įsigilinant į paramos gavėjo situaciją. „Svarbiausia, kad paramos gavėjai suprastų pamatinius reikalavimus: visi viešojo pirkimo proceso etapai turi būti įgyvendinami remiantis lygiateisiškumo, nediskriminavimo ir skaidrumo principais.

Tuo pirkimo procesas skiriasi nuo paprastų civilinių santykių tarp dviejų šalių: svarstant sutarties keitimo galimybę, būtina atsižvelgti, kaip tai paveiktų kitus pirkime dalyvavusius tiekėjus ir rangovus. Pavyzdžiui, paramos gavėjas, netaikantis sankcijų darbus atlikti vėluojančiam rangovui, klaidingai galvoja, kad niekam nekenkia – iš tiesų tokią situaciją reikėtų traktuoti kaip konkurse pralaimėjusių rangovų diskriminavimą“, – pabrėžė Ieva Ščerbauskaitė.

Primenama, kad pareiškėjai ir paramos gavėjai, kurie nėra perkančiosios organizacijos, pirkimus vykdo vadovaudamiesi Žemės ūkio ministro patvirtintomis Projekto vykdytojo ir (arba) partnerio, pretenduojančio gauti paramą iš Europos žemės ūkio fondo kaimo plėtrai pagal Lietuvos kaimo plėtros 2007–2013 metų programos priemones, prekių, paslaugų ar darbų pirkimo taisyklėmis.

Nesilaikantiems šių taisyklių paramos gavėjams gresia sankcijos, kurios skiriamos vadovaujantis Sankcijų paramos gavėjams, pažeidusiems pirkimų vykdymo tvarką, taikymo metodika.