Knyga „Tapkite savo laiko šeimininkais“: ar tikrai darbe reikalingi susirinkimai ir kaip išmokti sakyti „ne“

Apdovanotas išskirtine atmintimi ir neišsenkamu aktyvumu, jis vaidina, prodiusuoja, dalyvauja televizijos laidose, kuria vaizdo tinklaraštį, rašo knygas. Kaip viską spėja? Apie tai – jo naujausia knyga „Tapkite savo laiko šeimininkais“. 

Knygoje autorius dalijasi savo sukurtu laiko valdymo metodu, kuriuo remdamasis jis ne tik spėja atlikti viską, ką reikia, bet ir jaučiasi laisvas bei laimingas.

F.Olicard'as gyvai ir šmaikščiai aprašo, kaip iš labiausiai nepataisomo atidėliotojo tapo laisvu ir laimingu žmogumi, sugebančiu niekur nevėluoti, viską atlikti laiku ir nuolatos jausti dėl to pasitenkinimą. Jūs irgi tai galite! Juk kiekvienas turi lygiai tą patį kapitalą – laiką. 

Kviečiame susipažinti su knygos „Tapkite savo laiko šeimininkais“ ištrauka. 

***
Žodžio NE galia

„Taip“ ir „ne“ – du neįtikėtinai galingi žodžiai. Vienas mano draugas visą mėnesį žaidė žaidimą „Yes man“. Jis turėjo į visus prašymus atsakyti „taip“. Galiausiai jis atsidūrė kitame pasaulio krašte, o savo butą užleido kitam žmogui... Vaizdo įrašus, kuriuose jis dalijasi šia neįprasta patirtimi, galite rasti jo „Youtube“ kanale „Les Autodisciples“.

Mūsų visuomenėje vis labiau įsivyrauja „taip“ kultūra, bet šis žodis dažnai sakomas be reikalo ir retai kada tampa veiksmu kaip per mano draugo žaidimą. Dažniau sakome „taip“, norėdami atrodyti malonūs, išvengti neigiamų jausmų, bet vos jį ištarę iškart pamirštame. Šis polinkis dar labiau būdingas empatiškiems žmonėms – aš vienas jų...

Man visada būdavo labai nemalonu tiesiogiai ar netiesiogiai įskaudinti savo pašnekovus. Todėl net ir labai užsiėmęs neatsisakydavau padaryti paslaugos, sutikdavau eiti su draugais į renginius, kurie manęs nedomino, stengiausi nieko nenuvilti. 

Prieš pat baigdamas licėjų, supratau, kad klimpstu į tikrų tikriausią liūną. Sakydamas „taip“, neužsitikrindavau geresnės ateities, nes kaskart vėl išgirdęs klausimą, į kurį būčiau turėjęs atsakyti „ne“, pasijusdavau nesmagiai.

Pasisiūlęs padėti persikraustyti menkai pažįstamam žmogui (tas darbas pareikalavo labai daug jėgų), pradėjau analizuoti savo empatiją. Tam tikru požiūriu ši savybė keistai panaši į bailumą. Turiu pripažinti, kartais iš tikrųjų nedrįsdavau pasakyti „ne“ iš silpnumo ir bailumo... 

Taip pat taikydavau nuolatinio atidėliojimo metodą. Jei nenorėdavau daryti prašomos paslaugos arba eiti į susitikimą, prašytojui pasiūlydavau į mane kreiptis po kelių savaičių... kai būsiu ne toks užsiėmęs. Ir, spėkite, kas įvykdavo po kelių savaičių?

Žinoma, žmogus primindavo savo prašymą, ir aš vėl atsidurdavau pradiniame taške... ir vėl atidėdavau! Naivu tikėtis, kad kiti paliks jus ramybėje: jie net nenutuokia, kokią vidinę kovą jums tenka išgyventi! Kaip tik todėl, ko gero, turėsite išmokti sakyti... NE! 

„Ne“ – atviras, demokratiškas atsakymas, kuris sutaupo mums laiko ar bent jau dažnai apsaugo nuo galimybės prarasti papildomą valandą. 

Užduodamas jums klausimą, į kurį galima atsakyti „taip“ arba „ne“, žmogus būna pasirengęs išgirsti neigiamą atsakymą... žinoma, teoriškai. Tačiau jūs šią teoriją turite laikyti teisinga, antraip kokia prasmė užduoti jums klausimą? Tada jau verčiau tiesiai šviesiai įsakyti! Juk, jeigu nepaisysime prašomo tono ir mandagių formuluočių, kai „neturi teisės“ atsisakyti, tai ne kas kita kaip prievolė, nurodymas, pavedimas, kurį privalu įvykdyti. 

Gera žinia ta, kad esate laisvi (ir nepriklausomi...) – turite teisę atsisakyti, ištarti NE ir neprivalote valandų valandas teisintis. Tikrai galite nenorėti vykdyti prašymo ir dėl to neturėtumėte jaustis blogai. Jei jūsų pašnekovas mano, kad esate egoistiški ar tiesiog nesimpatiški, tai tik jo bėda. Juk ne jūsų atsisakymas lemia, koks žmogus esate. Pašnekovas pats išsikėlė lūkesčių, tikėjosi išgirsti „taip“, tad jį užplūdęs nusivylimas bei kitos neigiamos emocijos – ne jūsų rūpestis. Jei žmogus užsipuls ar ims priekaištauti, toks elgesys tik patvirtins, kad teisingai pasielgėte pasakę jam „ne“... Jei vis dėlto nesijaučiate turį teisę sakyti „ne“, papasakosiu nutikimą, kuris man atvėrė akis... 

Man buvo vos septyniolika. Su geriausiu draugu Batistu, nuostabiu žmogumi, vykome į vakarėlį pas vieną bičiulę – vakarėlis be jokios konkrečios progos, toks, kokie dažnai rengiami, tik kiek labiau organizuotas nei įprastai. O gal ir buvo kokia nors proga, nes mums būtinai reikėjo ten nukakti. 

Tačiau kartais vakarėlis nenusiseka – taip buvo ir šįkart. Maždaug dešimt svečių sėdėjome ir nejaukiai spoksojome vienas į kitą. Po kokios valandos Batistas atsistojo ir susirinko daiktus.

Kiti paklausė, ar jis ketina išeiti. Jis patvirtino. Jie pasiteiravo, kodėl, ir Batistas ramiai atsakė – prisiekiu, būtent taip ir atsakė: „Žiauriai lievas tūsas, varau namo.“ (Atleiskite už žargoną!) 

Man tai atrodė įspūdinga, beprotiška, drąsu! Kone žavėjausi tokiu, mano nuomone, akiplėšišku poelgiu. Reikėjo išties pasitikėti savimi, kad išdrįstum susipykti su visais susirinkusiaisiais! Batistas išėjo. Aš likau. Ir visi toliau nuobodžiavome. Vakarėliui baigiantis, man dingtelėjo, kad niekas nekomentavo Batisto išėjimo ir, kas keisčiausia, negriežė ant jo danties. Galbūt tą akimirką jo frazė kai kam nepatiko, bet tai buvo tiesa – visi nuobodžiavo. 

Niekas nebūtų galėjęs to paneigti. Pykti ant Batisto būtų buvę tolygu pykti ant savęs paties, kad neišdrįsai pasielgti taip, kaip jis. Nuo tos dienos pradėjau sakyti „ne“, net jei iš pareigos, mandagumo ar baimės norėdavosi sakyti „taip“. Net nesiryžtu apskaičiuoti, kiek laiko nuo tada sutaupiau... 

Aš už tai, kad klausimai būtų sprendžiami atsižvelgiant į kuo daugiau aspektų. Rengdamas susirinkimus kokia nors specifine tema, dažnai suburiu skirtingų profilių, nevienodų požiūrių, priešingų kompetencijų žmones. Laimei, tokiems susirinkimams vadovauju aš pats.

Prieš keletą metų – o kartais taip nutinka dar ir dabar – man tekdavo kamuotis susirinkimuose, nuo kurių negalėdavau išsisukti... Prisiminus kraujas stingsta gyslose! Aš tiesiog alergiškas susirinkimams: jie man sukelia fizinę atmetimo reakciją. Taip reaguoju (žinau, žinau – pernelyg audringai) todėl, kad dauguma susirinkimui skirto laiko iššvaistoma veltui.

Kai susirinkimą šaukiu pats, reikalauju laikytis mano taisyklių. Net būdamas paprastas dalyvis, kiek įmanydamas stengiuosi, kad būtų taikomi mano metodai...

Jei organizatorius nesileidžia į kalbas, apsvarstau – gal susirinkimas bus smagus arba galėsiu šiek tiek pabendrauti su žmonėmis, kuriuos labai vertinu. Jei taip ir yra, tuomet susirinkimą traktuoju kaip savo asmeninį laiką. Priešingu atveju nusprendžiu ten neiti – net jei kartais dėl to tenka patirti nemalonumų.

Vis dėlto niekada nebijau „ko nors prarasti“ arba „ko nors praleisti“: jei kolektyvas, su kuriuo man teks dirbti per susirinkimą, nesugeba suvokti, kad laiko valdymas turi būti esminis prioritetas, labai gali būti, kad vėliau mums vis tiek nebūtų pavykę drauge ko nors sukurti. 

Prancūzijoje susirinkimai tiesiog siaubingi. Žmonės į juos dažnai vėluoja (toks elgesys toleruojamas), dalyviams menkai terūpi galutinis rezultatas, o pats susirinkimo faktas neretai svarbesnis už jo turinį. Tik pabandykite pavėluoti į susirinkimą Vokietijoje – būsite nustebę! Arba dar geriau – Švedijoje! Ten susirinkimas gali baigtis tik tuomet, jei pasiekiamas jo tikslas. Taip, būtent – tik mes, prancūzai, darbo sueigas laikome paprastu bei teisėtu būdu tinginiauti ir nedirbti. Bet juk susirinkimas – bendras reikalas: jo rezultatas priklauso tik nuo visų dalyvių indėlio... 

Dabar atskleisiu jums metodus, kuriuos taikau pats. Jei esu kviečiamas į susirinkimą ir žinau, kad jame nebus atsižvelgta į mažiausiai pusę veiksnių, kuriuos netrukus išvardysiu, 99 proc. atvejų tokiame susirinkime nedalyvauju. Tiesiog neinu. 

Susirinkimas turi turėti ne tik aiškią temą, bet ir aiškius tikslus. Dalyvius privalu iš anksto apie juos informuoti. Susirinkimo planas turi būti išdėstytas glaustai, kad jam nereikėtų skirti daug laiko ir dėmesio (neseniai ir vėl gavau trijų puslapių susirinkimo planą... ir jo neskaičiau!).

Vis dėlto planas turi būti pakankamai tikslus, kad dalyviai turėtų supratimą, apie ką bus kalbama per susirinkimą, ir numatyti, kuo jie asmeniškai galėtų prisidėti. Susirinkimo trukmė taip pat turi būti nustatyta iš anksto. 

Laiko fiksuotojas – tai žmogus (kaskart vis kitas), kuriam pavesta sekti laiką. Jam suteikiama daug įgaliojimų, ir visi privalo besąlygiškai jam paklusti. Jei dalyviai nėra girdėję apie šį principą, savaime suprantama, prieš pradedant susirinkimą, būtina vieną dvi minutes jį paaiškinti. 

Laiko fiksuotojas privalo sekti laiką. Praėjus 90  proc. susirinkimo trukmės, jis turi tai pranešti dalyviams, kad likusius 10 proc. būtų galima skirti iš anksto nustatytiems susirinkimo tikslams aptarti.

Be to, laiko fiksuotojas turi teisę: 

→ nutraukti pernelyg ilgą monologą, kai nebepasakoma nieko naujo; 

→ neleisti nukrypti nuo temos: sustabdyti žmones, kurie pradeda kalbėti pašalinėmis arba asmeninėmis temomis, ima pasakoti savo gyvenimą, visokias istorijas ir pan.; 

→ nutraukti kelių dalyvių pokalbį, jeigu jie visi – sąmoningai arba to nesuvokdami – sako tą patį; 

→ apibendrinti, kas buvo pasakyta, ir pereiti prie kito punkto, kitos temos ar kitų kalbėtojų.

 Laiko fiksuotojo privalu klausyti, net jeigu ne visuomet norisi su juo sutikti – ypač jei kuris nors iš jo sprendimų susijęs tiesiogiai su jumis: nereikia to priimti asmeniškai ir demonstruoti savo ego.

Kadangi per kiekvieną susirinkimą laiko fiksuotoju išrenkamas vis kitas žmogus, kiekvienas galės pabūti šiame vaidmenyje ir geriau supras jo paskirtį. Pastebėjau, kad, įpratus taikyti šį principą, visi tampa drausmingesni: žmonės ima suprasti, kada patys būtų nutraukę save, jei tądien būtų turėję sekti laiką. 

Žmonėms, kurie jau daug metų rengia susirinkimus, teks pasistengti: ilgas susirinkimas – tikras absurdas. Pirma, jei susirinkimui tinkamai vadovaujama, nebelieka neveiksmingai (kaip dažniausiai būna) naudojamo laiko. Taip pat būtina atsižvelgti į tai, kad žmogus geba sutelkti dėmesį tik tam tikrą laiko tarpą.

Pagaliau dalyviai turi savo gyvenimą ir gali pasijusti įkalinti: tuomet jie veikiau mąstys apie tai, ką dar turi nuveikti per dieną, o ne aktyviai dalyvaus susirinkime. 

Kartais manoma, kad kuo daugiau dalyvių, tuo susirinkimas bus vaisingesnis. Tai plačiai paplitęs įsitikinimas, bet šiuo atveju kuo daugiau – tuo blogiau. Į susirinkimą reikia kviesti tik tuos žmones, kuriuos būtina, – nelygu, koks jų profilis, kompetencijos, atsakomybė, kokie susirinkimo tikslai ir t. t.

Organizatorius turėtų gebėti aiškiai pagrįsti, kodėl reikalingas kiekvienas dalyvis (jeigu jam kas nors užduotų tokį klausimą). Aš pats manau, kad geriausių rezultatų pasiekiama, jei dalyvių skaičius neviršija dvylikos. Tada įmanoma kiekvienam skirti laiko pasisakyti, visi gali dalyvauti, paprasčiau priimti kolektyvinius sprendimus.

Kartą teko būti susirinkime, kuriame dalyvavo per dvidešimties žmonių... Aktyviai reiškėsi tik penki septyni dalyviai... Tą dieną supratau, kad pabuvojau susirinkime, kuriame sėdėjo septyni dalyviai ir trylika žiūrovų. Jokios naudos! 

Jei, net ir atlikus atranką, susirinkime turi dalyvauti daugiau nei dvylika žmonių, tuomet geriau rengti du susirinkimus – trumpesnius ir su mažiau dalyvių. 

Prieš pradedant susirinkimą, svarbu išsirinkti ne tik laiko fiksuotoją, bet ir raštininką. Šis tylus dalyvis turės raštu fiksuoti susirinkimo turinį. Jis privalo po susirinkimo parengti ataskaitą, kurioje būtų paminėti šie punktai: problemos; išeitys; sprendimai; pasiūlymai, kurie buvo atmesti (nes nesusiję su tema, ne visai tinkami ir pan.), bet apskritai verti dėmesio; kiekvienam dalyviui skirtos užduotys; numatyti terminai. 

Tokią santrauką reikia parengti kuo greičiau (per 12–24 valandas), kol susirinkimas raštininkui ir dalyviams dar neišgaravo iš atminties. Raštininkas privalo ją nusiųsti visiems dalyviams, taip pat visiems susirinkime nedalyvavusiems žmonėms, kuriems aktualu žinoti jo rezultatus. Per kiekvieną susirinkimą raštininku turi būti renkamas vis kitas dalyvis. 

Ar naudinga susitikti? Rengti susirinkimus, kuriuose dalyvaujama gyvai? Kai kuriais atvejais – taip, bet tai būtina tikrai ne visada. Toks klausimas nė nekyla, kai visi dalyviai yra toje pačioje vietoje, bet jei į susirinkimą visiems reikės važiuoti, šį klausimą būtina apsvarstyti.

Mat kiekvienas žmogus išeikvos daugybę laiko ir energijos. Dabar internete siūloma daugybė programų – ir mokamų, ir nemokamų, – kurios leidžia rengti virtualias sueigas. Jei tokie susirinkimai netrunka ilgiau nei valandą, jie labai produktyvūs.

Svarbu atminti, kad vaizdo konferencijos dažnai veiksmingesnės už vien tik garsines. Žinodami, kad kiti mus mato, stengiamės būti dėmesingi ir aktyviai dalyvauti susirinkime. Taip pat išvengiame daugybės nesusikalbėjimų ir nesusipratimų.

Prasmę turi ne tik žodžiai, bet ir mūsų laikysena, veido išraiška ir intonacija. Taigi, jei norime gerai suprasti vieni kitus, turime vieni kitus matyti... bet nebūtinai gyvai.