Recesija, noras sutaupyti neišlaidaujant brangiai programinei ir techninei įrangai taip pat prisidėjo prie debesies populiarumo.
Pasirinkę tinkle parengtų paslaugų nuomą kai kurie verslai ne tik sugebėjo sutaupyti nemenkas sumas, bet ir išlikti. Suprantama, kad daugelis Lietuvos verslininkų jau raukosi – tegul tie amerikiečiai žaidžia su angeliukais debesėliuose, o mes čia, Lietuvoje, tvarkomės kitaip. Galbūt. Tačiau žvilgterėkite į šiuos debesies įrankius ir atsakykite: ar tikrai Lietuvoje jie nebūtų naudingi?
1. Greitas ir paprastas dalinimasis dokumentais
Tai viena pagrindinių debesies paslaugų, kuria visame pasaulyje naudojasi ir privatūs vartotojai, ir verslas. Neseniai atlikto tyrimo rezultatai parodė, kad daugybė amerikiečių skyrių vadovų konfidencialią informaciją saugo „DropBox“.
Naudotis nemokamomis dokumentų talpyklomis – „Google Drive“, „DropBox“, „Box.net“ ar „SkyDrive“ turėtume pasimokyti iš amerikiečių.
Ar tai saugu? Taip pat saugu, kaip iš darbinio e. pašto namuose siųsti dokumentą su slapta informacija kolegai. Kuo tai geriau už elektroninį paštą?
Pirmiausia, dokumentą pasinaudojus žinomu prisijungimo slaptažodžiu galima atidaryti bet kuriame kompiuteryje bet kur. Antra – jį pakoregavus, visi tuoj pat matys naujausią versiją.
Trečia – nereikia gaišti laiko rašant laišką, o visi darbiniai dokumentai visuomet vienoje vietoje, po ranka. Ketvirta – pametus savo kompiuterį ar net vagystės atveju visi darbo dokumentai saugiai išlieka debesyje. Beje, tai ypač svarbu nešiojamųjų įrenginių savininkams – debesyje galima laikyti visą išmaniojo telefono turinį, tad pakeitus įrenginį nauju nėra jokio vargo jį užpildant reikiama informacija.
Šuo metu vieni patogiausių ir geriausiai integruotų nemokamų sprendimų – „SkyDrive“ ir „Google Drive“. Ir viename, ir kitame labai patogu ir paprasta laikyti komercinius pasiūlymus, derinamas sutartis, išrašomas sąskaitas faktūras. „SkyDrive“ nemokamai siūlo 7 GB duomenims, „Google Drive“ – 5 GB ir to daugiau negu pakanka.
2. Bendras darbas rengiant dokumentus
Kaip kuriamas komercinis pasiūlymas? Vienas komandos narys jį parašo, išsiunčia kitiems, trys kiti atsiunčia pataisymus, parašęs tuos pataisymus suveda ir vėl derina. Kartais ta pati vieta pataisoma skirtingai, ir prasideda chaosas, kuris baigiasi dar vienu susirinkimu, o dažnai - ir sprendimu viską rašyti iš naujo.
O dabar įsivaizduokite, kad naudojatės „Google Docs“, kuris tiesiog sukurtas dokumentui koreguoti nuotoliniu būdu. Parašius pasiūlymą, jį vienu metu atsidaro visi, turintys pastabų.
Kiekvienas mato, kas dar dirba su dokumentu ir ką tie žmonės daro. Šalia esančiame pokalbių lange galima iškart aptarti ginčytinus momentus, pateikti komentarus, atsakyti į klausimus. Sutaupysite laiko visiems, o į komercinio pasiūlymo rengimą galėsite įtraukti nors ir visą kolektyvą.
Ta pati taisyklė galioja ir kitiems svarbiems dokumentams – sutartims, instrukcijoms, ataskaitoms ir t. t. Galima redaguoti ir „Excel“ lenteles, ir pristatymus.
3. Pristatymas vietoje nuobodaus aprašymo
Reikia pristatyti savo verslą? Tai galite padaryti nusiuntę lankstinuko maketą PDF formatu arba paruošti greitą pristatymą su grafikais, įmonės šūkiais, vertybėmis, planais ir principais. Bėda ta, kad kuriant pristatymą reikia daug laiko, programinės įrangos („Keynote“ arba „PowerPoint“) ir žinių, kaip su ja dirbti.
Debesies technologijos leidžia kurti pristatymus bet kur ir bet kada. Net savo išmaniajame telefone pakeliui į oro uostą, stovint spūstyje ar stebint vaiko treniruotę. Apie nemokamus debesies įrankius pristatymams gana nemažai parašyta čia, tad šiais metais tikrai galite pamėginti sukurti kažką paprasto ir patalpinti į nemokamas dokumentų talpyklas (nors ir čia).
4. Debesų buhalterija
Tie, kurie sužinojo, kaip savo buhalteriją tvarko šv. Petras, apie tai parašyti nebegali, tad kalbame apie kitą debesį. Pasaulyje buhalterija tvarkoma internetu. Lietuvoje – tam tikromis programomis, kurios yra gana sudėtingos.
Tačiau atrodo, kad būtent šiais metais programinei įrangai gali būti suduotas skaudus smūgis. Atsirado iš debesies pasiekiama lietuviška buhalterinės apskaitos programa internete (čia).
Taupantis verslas turėtų išbandyti visos buhalterijos tvarkymą internete, nuo pat sąskaitų išrašymo iki metinių balansų skaičiavimo. Tai ateities buhalterija, su kuria reikėtų susipažinti jau dabar. O jei kas nori nemokamai pasižiūrėti, kaip veikia toks buhalterijos tvarkymas, siūlau išbandyti programą „Zoho Books“.
5. Projektų valdymas debesyse
Valdyti projektus yra menas, o menas sunkiai suderinamas su matematika ir skaičiais. Tačiau juk kažkaip tas projektų valdymas sutvarkytas, o padirbėjus specialiais įrankiais skaičiai atrodo kur kas geriau. Atmetus lyriką, projektų valdymas padeda efektyviau valdyti verslą. Belieka pasinaudoti nemokamomis arba pigiomis projektų valdymo programomis internete, o tokių yra ne viena.
Elementariausia, aišku, surašyti „Excel“ darbų grafiką, įvairias pastabas, ir leisti tai matyti visiems, kas turi prieigą. Sudėtingiau projektų valdymo programas perkelti į debesį.
Žinomiausia programa, kurią 2012 metais vasarą „Microsoft“ perkėlė į savo „Office 365“ pakuotę, yra „Microsoft Project“. Taigi, debesyje įrankių verslo efektyvumui didinti yra pakankamai. Tad ar ne metas jais pakeisti kas rytinius susitikimus ir pasitarimus – visa tai galima perteikti ir internete ar specialiomis programėlėmis.
Debesyje visko rasti galime kur kas daugiau, tik devyniskart matuojantiems (o po to nespėjantiems į traukinį) lietuviams naujovės dažnai atrodo nepatrauklios, brangios, o jas siūlantys žmonės – ieškantys lengvo pelno. Akivaizdu – toks požiūris turi įtakos debesies populiarumui Lietuvoje.
Kita vertus, senas „geras“ piratavimas tampa vis pavojingesnis, o legalių programų kainos kiekvieną mokantį skaičiuoti anksčiau ar vėliau išgins į debesį. Faktas.
