Suvedus statistiką paaiškėjo, kad vidutiniškai per darbo dieną jų klientai gauna 147 laiškus. Iš jų beveik pusė (71) yra ištrinama, tad neturi jokios vertės. Ir vidutiniškai tik 12 laiškų (8 proc.) reikalauja dėmesio bei rimto prisėdimo nedelsiant, o prie dar 9 laiškų (6 proc.) reikės sugrįžti vėliau. Tad tik mažiau nei penktadalis mūsų gaunamų laiškų yra išties verti dėmesio.
Dar svarbiau tai, kad žmonės nurodė per dieną praleidžiantys iki 2,5 val. dirbdami su el. paštu. O tai yra beveik trečdalis mūsų darbo savaitės.
Žinoma, tiek laiškų kiekiai, tiek jiems skiriamas laikas varijuoja priklausimai nuo žmogaus pareigų ir darbo specifikos. Tačiau vargu ar kas nors ginčysis, jog el. laiškams skiriame nemažai savo laiko ir energijos. Tad galbūt yra būdų, kaip tai daryti efektyviau?
Pateiksiu tris patarimus, kurie gali būti naudingi.
Pranešimai apie gautą laišką
Iš esmės visos telefone arba kompiuteryje diegiamos el. pašto programos turi standartinį nustatymą informuoti apie gautą el. laišką. Tai galbūt ir buvo smagu, kai per dieną gaudavome 10 laiškų ir tai buvo šioks toks įvykis. Šiais laikais tai yra niekas kitas kaip mūsų dėmesį blaškantis veiksnys, labiau mums kenkiantis nei padedantis.
Tyrimai rodo, kad net jeigu nesiimame skaityti naujai gauto laiško, pats pranešimas apie šį įvykį išblaško mūsų dėmesį, o grįžimas prie ankstesnės veiklos gali trukti 1–2 minutes. Sakykime, kad gauname 50 ar net 100 laiškų per dieną – sudauginę šiuos skaičius suprasite, kad pranešimai gali „suvalgyti“ nemažą dalį jūsų produktyvumo.
Gera žinia, kad su šiuo blaškymu galime labai nesunkiai kovoti. Tiesiog išjunkite pranešimus visose naudojamose pašto programose. Realybėje beveik neegzistuoja laiškų, į kuriuos privalome atsakyti tą pačią minutę (arba tai turėtų būti ne laiškai, o skambučiai). Tad skaitykime laiškus ir atsakinėkime į juos tada, kai tai daryti mums patogiausia ir efektyviausia.
Pašto tikrinimas tik kelis kartus per dieną
Vieno eksperimento metu dviejų darbuotojų grupių buvo paprašyta elgtis visiškai skirtingai. Vieni turėjo tikrinti savo paštą nuolat, o kiti – tik 3 kartus per dieną. Gaunamų laiškų kiekis ir pobūdis buvo labai panašus, tad jie turėjo sugaišti ir panašų kiekį laiko, ar ne? Pasirodo, ne.
Tikrinę savo pašto dėžutę tik kelis kartus per dieną atsakymams ir susidorojimui su gaunamais laiškais sugaišo 20 proc. mažiau laiko. Iš kur tas skirtumas? Visų pirma, iš koncentracijos efekto, kai vienu prisėdimu padarome daugiau ir kokybiškiau, nei periodiškai imdamiesi darbo, neturėdami galimybių jam tinkamai susikaupti.
Taip pat toli gražu ne visada perskaičius laišką puolame į jį atsakinėti. Dažniausiai tam tiesiog būna netinkamas laikas (būname susirinkime, keliaujame iš vienos vietos į kitą ir pan.). Tad dažnai tą patį laišką tenka perskaityti mažiausiai du kartus (o kartais ir daugiau), kol galų gale į jį atsakome. Negana to, visą tą laiką galvojame apie gautą laišką, tad mažiname produktyvumą to, ką darome tuo metu.
Prisėdus prie laiškų kelis kartus per dieną juos ne tik perskaitai, bet ir iškart atsakai. Arba pamatai, kad per tas kelias valandas kažkas kitas pateikė atsakymą ir tavo indėlio net nebereikia.
Laiškų siuntimas tada, kai realiausia gauti atsakymą
Yra nemažai tyrimų apie tai, kada efektyviausia siųsti laišką kitam žmogui. Pasirodo, paros laikas gali turėti gana didelę įtaką tam, kaip greitai ir ar išvis gausime atsakymą.
Kaip manote, koks laikas yra pats geriausias išsiųsti laišką? Pasak tyrimų, tai būtų ankstyvas rytas, maždaug tarp 6 ir 7 valandos ryto. Tada dauguma reklaminių laiškų jau būna atkeliavę į pašto dėžutę, tad daug šansų, jog tuo metu išsiųstas laiškas bus pačiame laiškų sąrašo viršuje. O to visiškai pakanka, kad stipriai išaugtų šansai (pasak tyrimų – iki 30 proc.) gauti atsakymą dar geriant rytinę kavą ir prieš įsibėgėjant susitikimams bei kitiems darbams.
Antras geriausias variantas – pietų metas. Nieko keisto, juk grįžę po pietų žmonės visų pirma pasitikrina savo el. paštą. Tad jeigu norime greito atsakymo, kurio nesinori laukti iki darbo pabaigos arba kito ryto, geriausia savo laišką išsiųsti tarp 12–13 valandos.
Žinoma, tai yra smulkmenos ir nedidelės mūsų įpročių korekcijos. Tačiau tai gali duoti nemažą efektą – tiek taupant jūsų laiką, tiek didinant darbo efektyvumą. El. laiškai tapo mūsų darbo kasdienybe ir niekur nuo to nepabėgsime. Bet galime dirbti su jais protingiau ir paversti tai mūsų pranašumu.
