Paprasčiausias būdas tai padaryti, žinoma, – kreiptis į įmonės IT specialistą. Tačiau ne visos įmonės tokius turi, o ir patiems gali būti naudinga mokėti nustatyti autoatsakiklį bent populiariausiose el. pašto tarnybose (pvz., asmeniniam el. paštui).
„Gmail“
Viena populiariausių el. pašto paslaugų pasaulyje – „Gmail“, tad nuo jos ir pradėsime. Jei naudojatės kompiuteriu, autoatsakiklį rasite prisijungę prie savo paskyros, puslapio dešinėje viršuje spustelėję veržlės piktogramą ir pasirinkę „Nustatymai“.
Įsijungusio lango apačioje beliks susirasti skiltį „Atostogų atsakiklis“, jį įjungti ir užpildyti laukus (nuo kada ir iki kada jis turėtų būti aktyvus bei kaip atrodys atsakymas laiškų siuntėjams). Įrašę pakeitimus galėsite būti ramūs – autoatsakiklis įsijungs vos atostogoms prasidėjus.
Tuos pačius nustatymus galite rasti ir „Gmail“ mobiliojoje aplikacijoje: įjunkite meniu (trys brūkšneliai viršuje), tuomet – „Nustatymai“, paspauskite ant paskyros pavadinimo ir pasirinkite „Atostogų atsakiklis“.
„Yahoo Mail“
Panašiu keliu šį nustatymą galima rasti ir kitoje populiarioje pašto paslaugoje „Yahoo Mail“.
Prisijungę kompiuteriu, užveskite pelę ant veržlės piktogramos puslapio dešinėje viršuje, pasirinkite „Nuostatos“, tuomet – „Automatinis atsakymas“ ir įjunkite autoatsakiklį pageidaujamomis dienomis.
Mobilioji programėlė tokios galimybės, deja, neturi.
„Group Office“
Dažnoje įmonėje naudojama pašto programa „Group Office“ taip pat turi automatinio atsakymo galimybę. Ją rasite pasirinkę virš el. laiškų aplanko esančią nuorodą „Properties“, o įsijungusiame lange – „Out of office“. Beliks funkciją aktyvuoti, nustatyti planuojamą atostogų laiką ir įvesti pranešimą, kurį matys laiško gavėjai. Nepamirškite nustatymų išsaugoti.
„Outlook“, „Live Mail“ ir panašios programos
Autoatsakiklį patartina nustatyti el. pašto paslaugos tiekėjo svetainėje, tačiau, jei tokios galimybės neturite arba funkcijos niekaip nerandate, ją gali atlikti ir jūsų naudojama el. pašto programa, pvz., „Outlook“ ar „Live Mail“. Tiesa, norint, kad ji tinkamai veiktų, teks per visas atostogas palikti kompiuterį ir programą įjungtą. Taigi šiuo patarimu siūlome vadovautis tik kritiniais atvejais, nes miškas jums nepadėkos.
Pirmiausia reikės susikurti el. laišką, kuris bus siunčiamas kaip atsakymas. Įjunkite naujo laiško rašymo langą, įrašykite laiško pavadinimą ir užpildykite turinį (gavėjų nurodyti, žinoma, nereikia). Tuomet išsaugokite šį pranešimą, pavyzdžiui, ant darbalaukio (spauskite „Failas“ arba kairiajame viršutiniame kampe esantį nustatymų mygtuką, pasirinkite „Įrašyti kaip“, raskite pageidaujamą aplanką, įrašykite failo pavadinimą ir jį išsaugokite).
Antrasis žingsnis – sukurti taisyklę, kad visi laiškų siuntėjai šį laišką gautų. Susiraskite funkciją „Pranešimų taisyklės“ (pavadinimas skirtingose programose gali skirtis). „Live Mail“ programoje ji yra skiltyje „Aplankai“; „Outlook“ – „Įrankiai“.
Kurdami naują taisyklę pasirinkite, kad ji galiotų visiems pranešimams, o veiksmas – „Atsakyti pranešimu“. Sekančiame laukelyje žodis „pranešimu“ turėtų būti paryškintas – spustelėkite jį ir atraskite anksčiau savo sukurtą atsakymo el. laišką. Beliks viską išsaugoti ir, palikus programą įjungtą, keliauti ilsėtis.
Beje, grįžę po atostogų neužmirškite šios taisyklės išjungti!
Kaip apie atostogas informuoti kolegas įvairiomis „Microsoft Exchange“ programos versijomis galite sužinoti šiame puslapyje.
Ką rašyti?
Svarbiausias patarimas rašant automatinio atsakymo laišką – nepersistenkite. Ir nepervertinkite savo humoro jausmo. Galbūt šiandien jums šmaikščiai skamba idėja visus pasiųsti ant trijų raidžių, nes per atostogas jums niekas nerūpi, ar palinkėti darbo liaudžiai sukirmyti biure, tačiau artėjančių atostogų euforijai išblėsus ar net pasibaigus pačioms atostogoms tokie pokštai gali atsirūgti. Juk gyvename laikais, kai sakinys „Facebook“ gali reikšti atleidimą iš darbo ar visos karjeros laidotuves.
Tiesiog pagalvokite, kokį laišką tikėtumėtės pats gauti iš jūsų pareigas užimančio asmens, išvykusio pailsėti. Matyt, kuklią žinutę, kad atostogaujate ir jus pavaduojančio asmens kontaktus.
Ar būtina nurodyti asmeninius kontaktus „skubiems atvejams“? Tikrai ne: juos palikite nebent pavaduojančiam kolegai. Jis geriau nuspręs, ar atvejis išties „degantis“ ir be jūsų išsisukti neįmanoma.
Atskleisti asmeninius kontaktus nepatartina dar ir dėl to, kad šie pranešimai keliaus praktiškai visiems, kas tik sugalvos jums nusiųsti el. laišką. Taigi ne tik klientams, partneriams, bet ir brukalų ar reklamų platintojams. Žinoma, pašto programos turi nepageidaujamų laiškų filtrus, bet jie nėra idealūs, o atsarga gėdos nedaro.
O jei esate įgudęs internautas, siūlome būdą patikrinti jūsų kolegų ir partnerių sąžinę: susikurkite naują el. pašto adresą, kurį tikrinsite atostogų metu (pvz., SugadinkAtostogas@paštas.lt), o autoatsakiklyje nurodykite, kad norėdami sutrukdyti poilsį interesantai gali persiųsti laiškus ten. Arba tiesiog susisiekti su kolega. Svarbiausia, kad atostogų metu neišpultų Mėnulio pilnatis...
