Pirmiausia reikėtų paminėti, jog, kalbėdami apie darbą be popieriaus, nenorime popieriaus sunaikinti visiškai. Esame realistiški ir suprantame, jog visiškai atsisakyti popieriaus darbe gali būti žalinga netgi taisyklių nepaisančioms startuolių komandoms, neminint didžiųjų įmonių.
Dejanas Cvetkovicius yra vyriausiasis „Microsoft“ technologijų vadovas Vidurio ir Rytų Europoje. Jis pripažįsta, jog kartais yra produktyvesnis naudodamasis užrašine nei planšetiniu kompiuteriu ar kitu įrenginiu.
„Informacinių technologijų aplinka leidžia kurti automatizuotas technologijas, tai padeda mums būti produktyviems. Tačiau aš kartais būnu produktyvesnis naudodamasis savo užrašine. Taip, beje, aš galiu ir palikti geresnį įspūdį pašnekovams nei maigydamas klavišus.
Prieš dešimt metų visiškai nenaudojau popieriaus, tačiau prieš metus vėl nusprendžiau juo naudotis. Nenoriu užmiršti rašymo ranka“, – sako technologijų milžinės atstovas.
Kaip sekasi Lietuvai?
Klostosi įdomi praktika: verslo įmonėms pavyzdį rodo valdžios institucijos – daugumą paslaugų bei duomenų bazių jos perkelia į internetą. Vis dėlto iki tobulybės dar trūksta net Estijoje, kuri dažnai būna linksniuojama kaip labiau už Lietuvą pažengusi šalis.
Anot Estijos teismo registrų departamento atstovo Ingmaro Vali, Estija po Sovietų Sąjungos žlugimo iškart išsikėlė tikslą kurti naujas technologijas ir jų padedami mokytis valdyti savo šalį.
„Besikeičiant vyriausybėms fokusas išliko tas pats. Todėl dabar pastebime, jog elektroninėmis valdžios sistemomis naudojasi ir vyresnio amžiaus žmonės. Jie netgi aktyviai balsuoja internetu, jiems taip paprasčiau. Įmones įregistruoti Estijoje galima nenaudojant popieriaus, atliekant visas procedūras internetu. Ir vis dėlto popierius dar daug kur naudojamas“, – pripažįsta I.Vali.
„Verslios Lietuvos“ atstovė Rūta Pentiokinaitė teigia, jog Lietuva nėra itin atsilikusi ES kontekste.
„Sunku atsakyti, kaip esame arti tikslo tapti valstybe be popieriaus. Beveik visos viešojo administravimo paslaugos yra internete. Didžiausias klausimas – ar visos paslaugos yra patogios ir atitinka šiuolaikinį poreikį. Turime stengtis kurti naujos kartos technologijas ir jas integruoti į dabartines“, – teigia ji.
Lietuvoje šiuo metu internete galima aptikti apie 530 valstybinių paslaugų. Tačiau tai nėra rodiklis. Anot pašnekovės, daug vyriausybių ES atrodo gerai, tačiau daugiau nei trečdalis Europos Sąjungos gyventojų nenori ir artimiausiu metu nežada naudotis elektroninėmis valdžios paslaugomis.
„Daug politikų teigia, jog popieriaus naudoti jau nebereikia. Vis dėlto, kai vartotojas prisijungia prie sistemų, jis supranta, kad jam daug paprasčiau tiesiog pasinaudoti popieriumi“, – teigia R.Pentiokinaitė.
Kur kas labiau situaciją dramatizuoti linkęs Europos parlamento narys Antanas Guoga. Jo teigimu, Europos parlamentas nesėkmingai įgyvendina savo tikslą dirbti be popieriaus. Daug problemų jis mato ir Lietuvoje: „Iš tikrųjų, blogai. Europos parlamente yra per daug popieriaus. Ilgai truks, kol įgyvendinsime idealų modelį be popieriaus. Kaip ir Lietuvoje, ministerijose reikėtų daugiau progresyvių žmonių – tai pakeistų padėtį. Valstybei reikėtų išsikelti tikslą, kad viskas būtų efektyvu, žinotume, kas už ką atsakingas.“
Kaip sumažinti popieriaus vartojimą
1. Vienas pirmųjų patarimų – mažinti spausdinamo popieriaus kiekį. Sekti kiekvieno žmogaus išspausdintų lapų skaičių. Jeigu tokios kontrolės neleidžia atlikti jūsų įmonės įrenginys, galite naudotis ir tokiomis programomis kaip „Print Inspector“. Tiesa, mažai įmonei tai gali būti per brangu. Neriboto naudojimo programa kainuos apie 1000 JAV dolerių.
2. Jei kontroliuoti ir sekti nenorite, apsunkinkite spausdinimo procesą. Sumažinkite spausdintuvų skaičių arba pasirūpinkite, kad naujai įsigyti spausdintuvai savo darbą atliktų lėčiau. Anot „CIO.com“, kai darbuotojai nejaus ypatingo komforto, jie pradės mąstyti, ar verta spausdinti, o gal pakaks visa tai perskaityti kompiuterio ar telefono ekrane. Psichologiškai gali padėti ir darbuotojų individualių šiukšliadėžių retesnis (bent jau kas dvi ar tris dienas) valymas – jie aiškiai matys, kiek daug popieriaus švaisto.
3. Atsisakykite popierinių sąskaitų iš bankų ir kitų paslaugų teikėjų.
4. Naudokitės elektroniniu parašu ir dokumentus pasirašykite bei nusiųskite savo klientams, partneriams ar tiekėjams virtualiai.
5. Nekonfidencialius įmonės vidinius dokumentus perkelkite į tokias platformas kaip „Google Docs“. Taip jos galės būti visiems prieinamos ir lengvai redaguojamos.
6. Jei vis dar naudojate faksą, paklauskite savęs, kodėl?
7. Jei darbuotojams reikia spausdinti lapus dėl to, kad galėtų sekti kelias statistikas ar darbus vienu metu, galbūt patogiau būtų pasirūpinti keliais darbo ekranais ant vieno darbo stalo?
8. Optinio atpažinimo programos leidžia įprastas nuotraukas ar skenuotus dokumentus redaguoti – taip savo darbuotojams suteiksite galimybę redaguoti duomenis jų neišspausdinus. Pavyzdžiui, „ABBYY FineReader“ PDF dokumentus bei skaitmenines nuotraukas gali paversti „Word“ arba „Excel“ formatais.
9. Skenuoti dokumentus daug paprasčiau telefonu – išbandykite tokias programėles kaip „TurboScan“ ar „Scanner Pro“. Dokumentai gali iškart atsidurti virtualiame debesyje, jais galėsite dalytis.
10. Taupykite popierių ir pamirškite vargą ieškant vizitinių kortelių. Tokios programos kaip „CamCard“ arba „WorldCard Mobile“ lengvai atpažins kortelių turinį ir pavers jas skaitmeniniu turiniu.
Svarbiausia patogumas
Kad ir kokį būdą taikytumėte, prisiminkite, jog niekas nepajudins nė pirštelio, jei bus nepatogu ir žmonės nesijaus saugūs. D.Cvetkovicius pateikė paprastą pavyzdį: kai Tomas Edisonas elektrifikavo Niujorką, visi jautėsi gerai žinodami, jog namie turi energijos generatorių.
„Tačiau vėliau atėjo Nikola Tesla ir pasakė, kad jam nesvarbu, iš kur ateina elektra, svarbu, jog ji yra. Noriu pasakyti, jog tuo atveju žmonės turėjo įgyti pasitikėjimo centralizuota elektrine. Tai užtrunka. Manau, jog tokia pati situacija yra ir su debesijos paslaugomis“, – sako jis.
Jis pabrėžia, jog visos didžiosios technologijų kompanijos siūlo saugias debesijos paslaugas, samdo darbuotojus, atsakingus už duomenų saugumą. Tai reiškia, jog duomenys debesyse yra saugesni, nei laikomi vidiniuose įmonių serveriuose.
Jo nuomone, elgtis su duomenimis visose aplinkose reikia taip pat. D.Cvetkovicius siūlo ne tik galvoti apie medžius, bet ir elgtis atsakingai saugant duomenis debesyse, nepaverčiant jų elektroniniu šiukšlynu.
