Pažvelgė „kliento akimis“
„Būsto modernizavimo projektų įgyvendinimas – mūsų kasdienė veikla, kurią puikiai žinome „iš vidaus“. Tad buvo labai sveika pamatyti viską „kliento akimis“ ir iš tiesų aptikome nemažai taisytinų dalykų, įvairių nebūtinų veiksmų, kurių galima atsisakyti, kad procesas vyktų greičiau ir sklandžiau“, – pasakoja BETA direktoriaus pavaduotoja Gintarė Burbienė.
Pasak jos, pasitelkus LEAN VSM (value stream map, liet. vertės srauto žemėlapio) metodą atsiskleidė, kad vertinant visą projektų tvirtinimo procedūrą dubliuojasi kai kurie procesus koordinuojančių institucijų veiksmai, reikalaujama perteklinės informacijos arba tos pačios informacijos reikalauja kelios institucijos. Įvertinus visų procedūrų efektyvumą, Aplinkos ministerija jau inicijavo keletą įstatymų ir teisės aktų pakeitimų, kuriuos įgyvendinus būsto modernizavimo projektų teikimo, tvirtinimo ir finansavimo gavimo procedūros taps paprastesnėmis ir patrauklesnėmis vartotojui.
„Būsto modernizavimo programa – sudėtingas daugiasluoksnis projektas, apimantis energetinę, teisinę, statybinę, socialinę bei kitas sritis. LEAN metodai mums leido visus šiuos aspektus sudėti į vieną schemą ir įvertinti projektą kaip vientisą procesą“, – sako Aplinkos ministerijos statybos ir teritorijų planavimo politikos grupės vyresn. patarėjas Ramūnas Šveikauskas.
Įvertinus projektą keisis ne tik projektų teikimo tvarka, bet jų įgyvendinimo forma – dalis procedūrų bus skaitmenizuotos, kas paspartins apsikeitimą dokumentais.
Pirmiausia tobulins pirkimų procedūras
„Aplinkos ministerija kartu su LR Vyriausybės kanceliarija projektą „Procesų valdymo, veiklos rodiklių stebėsenos sistemos ir „Lieknos Vyriausybės“ (angl. LEAN Government) metodų įdiegimas valstybės institucijose“ pradėjo įgyvendinti nuo 2019 m. pabaigos. Džiugu, kad ministerija pamatė poreikį į procesų optimizavimą įtraukti ir pavaldžią BETA. Akivaizdu, kad visuomenei labiausiai juntamos yra ne ministerijų vidinės procedūros, o pavaldžių institucijų vykdomos veiklos. Taigi siekiame sukurti naudą mūsų klientams – visuomenei“, – teigia projekto vadovė Raminta Zimbienė.
Aplinkos ministerijai atkreipus dėmesį, jog jau kurį laiką įgyvendinamos daugiabučių namų atnaujinimo programos procesai vis dar sudėtingi, juose nemažai perteklinio reglamentavimo, rengiamų dokumentų, pasigendama orientacijos į klientą, LEAN metodai pirmiausia pasitelkti peržiūrint šias procedūras.
Pasak projekto koordinatorės A. K. Remeikienės, iš viso buvo surengtos 3 sesijos, kurių metu taikant VSM metodą įvertintas procesas: nustatyti vertės klientui nekuriantys žingsniai ir identifikuoti didžiausi laiko nuostoliai (laukimas, informacijos tikslinimas/korekcijos), susitarta dėl pagrindinių sprendimų, kurie sumažintų rengiamų ir BETAI teikiamų dokumentų skaičių, supaprastintų vidines pirkimų vertinimo procedūras. Išsigryninus ir sumodeliavus daugiabučių modernizavimo procesus, nuspręsta pirmiausia tobulinti viešųjų pirkimų vykdymo etapą.
Skatins nuolatinį tobulėjimą
LEAN Vyriausybės kanceliarija pradėjo įgyvendinti 2019 metų spalį. Projektu, kuriuo siekiama sukurti ir įdiegti veiklos valdymo sistemą, leidžiančią efektyviau organizuoti viešojo sektoriaus institucijų veiklą, nuolat gerinti jų atliekamų funkcijų kokybę ir efektyviau tenkinti visuomenės bei kitų suinteresuotų šalių poreikius.
Įgyvendinant projektą numatyta dalyvaujančiose institucijose įdiegti LEAN metodus, kurie leidžia skatinti nuolatinį tobulėjimą ir efektyvumą visuose organizacinės struktūros lygmenyse, sukurti procesų valdymo sistemą, kuri skatins veiklų ir procesų efektyvumo bei kokybės augimą ir skatinti rodiklių stebėseną, kuri leis operatyviai reaguoti į gaunamus signalus ir nuokrypius.
Projekto įgyvendinime dalyvauja Vyriausybės kanceliarija, Aplinkos ministerija, Energetikos ministerija, Socialinės apsaugos ir darbo ministerija, Sveikatos apsaugos ministerija, Žemės ūkio ministerija, Ekonomikos ir inovacijų ministerija, VšĮ Vyriausybės strateginės analizės centras, Vaistų kontrolės tarnyba bei Vyriausybės atstovų įstaiga.
Projektas „Procesų valdymo sistemos, veiklos rodiklių stebėsenos sistemos ir „Lieknos Vyriausybės“ (LEAN Government) metodų įdiegimas valstybės institucijose“ finansuojamas Europos socialinio fondo lėšomis.
